Si hay algo importante cuando te reúnes con un cliente es saber reprimir la tentación de seguir hablando, normalmente sin pensar demasiado en lo que dices, después de haber terminado una reunión.

Con frecuencia estas conversaciones aparentemente inocentes sólo sirven para reabrir temas conflictivos que ya estaban cerrados o para crear nuevos problemas.

Este tipo de tentación suele ser más habitual, y también más fuerte, cuando te sientes inseguro ante la reunión y cuanto más importante es el cliente.

Si sueles caer en estas tentaciones, una buena forma de evitarlo es, una vez terminada la reunión y tratados todos los temas que querías, preguntar a los asistentes si hay alguna otra cosa que necesiten y, si no, hacer un repaso de los acuerdos alcanzados y las próximas acciones a realizar.

Aunque en España no es habitual, en casi toda Europa se suele dar las gracias a los asistentes por su tiempo y por asistir.

Luego cierra la reunión con alguna expresión típica, del estilo “seguimos en contacto”, “hablamos de nuevo en un par de semanas” o cualquier otra parecida.

No olvides que, a veces, las mejores palabras de una reunión son las que no se dicen.

Dominar el Arte del Cierre consiste, entre otras cosas, en saber reconocer el momento en que ya está todo dicho y en dar entonces por terminada la reunión lo más rápido posible.

En numerosas empresas de sufre mucho de “reunitis” y del uso excesivo del teléfono para solucionar “marrones”.

Investigando el fenómeno del liderazgo, he pretendido concretar, o más bien definir, cuales son las características del líder. Y ante la pregunta de ¿por qué ciertos jefes son unos buenos líderes, cuando otros en condiciones similares, no lo son?, he llegado a la conclusión que la pregunta por qué conduce a la respuesta quién.

Veamos un ejemplo.

¿Por qué Luís Herrero es capaz de conducir un grupo? Porque es Luís Herrero quien  tiene desarrolladas las cualidades que le permiten hacerlo. Las competencias de la Inteligencia Emocional.

Si bien aquí no vamos a desarrollar un completo tratado sobre la Inteligencia Emocional, los diversos ejemplos que se plantean, demuestran como la I.E. puede marcar la diferencia respecto a los factores del éxito en la organización.

La I.E., que bien puede definirse como el uso inteligente de las emociones, es la principal responsable del éxito o fracaso de los profesionales, jefes, líderes, padres, etc.

Con el fin de conocer las bases de esta teoría psicológica de la que tanto se ha hablado, presentaremos a continuación una breve introducción a la misma.

Utilizando el modelo de competencias desarrollado por David C. McClelland a través de más de 20 años de investigación en su empresa McBer and Company, Daniel Goleman, a quien todos ya conocemos, ha sacado el tema del estricto y teórico claustro académico y lo ha llevado a la comprensión de la gente de la calle, reorganizando y clasificando la Inteligencia Emocional en el trabajo (base del liderazgo) en cinco grandes grupos: la autoconciencia, el autocontrol, la auto motivación, la empatía y las habilidades sociales. Los tres primeros hacen referencia al dominio de uno mismo. El resto, al de las relaciones con otras personas.

Sin I.E., una persona puede tener la mejor preparación del mundo, una mente incisiva y analítica y una fuente inagotable de ideas, sin embargo no llegará a ser un líder.

Definamos cada grupo.

La autoconciencia.  ¿Cómo se puede reconocer? Ante todo se distingue por la sinceridad y por la capacidad  de evaluarse uno  mismo de forma objetiva y realista. Una de las señales de identidad de la autoconciencia es el sentido del humor con tintes de autocrítica. Las personas auto conscientes conocen y se sienten a gusto hablando de sus limitaciones y sus éxitos, y se interesan por las críticas constructivas. Las personas auto conscientes se reconocen además por su auto confianza.

El autocontrol es otro componente de la Inteligencia Emocional que nos impide ser prisioneros de nuestros propios sentimientos. Las personas que controlan sus sentimientos e impulsos son personas capaces de crear un ambiente de confianza y honestidad. A su alrededor, la política y las luchas internas se reducen sensiblemente y la productividad aumenta. El autocontrol es también importante por razones competitivas. Hoy en el mundo empresarial se ha de convivir con el cambio y la innovación. Quienes mejor dominen sus emociones podrán adaptarse mejor a los cambios.

La auto motivación es como la autoestima de la Inteligencia Emocional. A las personas motivadas les encanta aprender, buscar retos creativos, se sienten orgullosos del trabajo bien hecho y dan muestras de una energía sin límites para hacer las cosas lo mejor posible. Siempre están superándose a sí mismos y acostumbran a llevar cuenta de sus logros. Son personas que con su optimismo contagian el impulso de superar metas. El compromiso y la iniciativa son también dos de sus cualidades.

La empatía. El líder de un equipo tiene que tener capacidad para comprender los distintos puntos de vista en un asunto. Debe ser capaz de captar las distintas sensibilidades que un problema común despierta  en cada uno de los miembros de un equipo. Debe promover la pluralidad para enriquecer al equipo y a sus componentes. El diálogo a veces puede ser motivo de malos entendidos. La empatía es el catalizador.

Las habilidades sociales es el quinto componente. Se encamina a un fin muy concreto, orientar a los miembros del equipo en la dirección que más convenga al fin empresarial, todo ello desde la simpatía en la comunicación y el buen clima en los  equipos de trabajo. El líder tiene que saber aplicar su influencia en cada uno de los colaboradores, utilizando adecuadamente la comunicación. Debe ser capaz de desarrollar colaboración y cooperación. Ante cualquier decisión ha de ser resolutivo. Y también capaz de liderar al equipo hacia el cambio.

Fuente: www.mailxmail.com

Imagen: unlugarllamadotristeza.blogspot.com

Sabios consejos de @berto sobre trabajar con el email y no para el email. Si sufres con el email diario te animo a leer este artículo.

Mejorar mi relación con el Email ha tenido un impacto formidable en mi Productividad y en mi capacidad para “estirar” mis horas de trabajo. El Email, de verdad y en serio, era un problema para mí.

Ahí van algunos hábitos —sólo algunos porque se podría escribir un libro— que me han ayudado a mejorar DE VERDAD (por cierto los comparto porque ése es mi trabajo y parte de mi vida. Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar):

1. Si tienes un problema, cambia algo ya

Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Las cosas no se solucionan solas y mucho menos algo como el Email. Tienes que decidir e intervenir.

2. “Emailear” no es tu trabajo

Es parte de tu trabajo, pero tu trabajo será otro distinto y desde luego mucho más importante. El Email, como tantas otras herramientas digitales es eso, una herramienta y nada más. Está ahí para ayudarte a conseguir cosas, a cerrar tareas, a generar resultados.

En una ocasión en una oficina de una conocida empresa de Internet escuché esto: “Qué bien, hoy casi no recibo emails… por fin puedo trabajar en paz”. ¿Pero cómo alguien puede permitir que el Email le marque su ritmo de trabajo o la planificación del día? Si tus esperanzas para tener un día productivo las depositas en recibir pocos mensajes, mal vamos.

Resulta esencial liberarnos de esclavitudes, sin duda, pero sobre todo distinguir nítidamente qué actividades y tareas son nuestro trabajo de verdad. Qué cosas me van a ayudar a mí a dejar huella y a generar resultados tangibles de verdad. El problema lo tenemos cuando creemos que contestando emails hacemos mejor nuestro trabajo o, peor, que es nuestro trabajo. Confundimos la carretera con el coche.

3. Cerrar tu Email no te va a matar

Cuando propongo a alguien que cierre su aplicación de Email y que sólo la abra dos o cuatro veces al día me miran como si fuera un pederasta o un terrorista. “¡Pero cómo osas decir tamaña blasfemia!”, parecen decirme.

Hay personas cuyo día y cuya actividad gira en torno a la aplicación de Email. Y si no la tienen abierta creen que se están perdiendo algo, que son malos trabajadores o que son improductivos (!). El problema no es tener abierta la aplicación sino que los mensajes que vas a ir viendo van a condicionar, limitar y debilitar tu atención, tu ritmo de trabajo y tu planificación.

Ciérrala ya mismo y reduce el número de veces que la abres. Verás que de forma sorprendente y sustancial tu concentración y tu capacidad de trabajo se multiplica.

Salvo que tu trabajo sea justo ése, tu trabajo NUNCA puede ser gestionar el Email.

4. ¿Desayunas cereales o emails?

Hay gente que lo primero que hace al levantarse (incluso de pie y en pijama) es ver cuántos y qué mensajes han recibido durante la noche. Prueba mañana mismo a romper con ese malísimo hábito que sólo consigue condicionar y desbaratar tu plan de trabajo para el comienzo del día.

Retrasa 45 minutos o una hora esa lectura de mensajes y ponte cuanto antes con la primera Tarea Clave del día. ¿De verdad no puedes contenerte y esperar una hora? Si lo haces verás que el mundo no se viene abajo y tendrás 60 minutos de absoluta tranquilidad y concentración para hacer y terminar una de las grandes tareas del día.

Prueba mañana mismo, no esperes, prueba a hacerlo así y luego me cuentas qué ha pasado, si un rayo te ha partido a la mitad o si ha sobrevenido una nueva glaciación. O si por el contrario has podido empezar el día con más control y relajación.

5. El arte de escribir correos

Es increíble ver lo mal que escribimos los emails. Y por dos motivos: primero porque es difícil y segundo porque nadie nos ha enseñado. Mis tres recetas favoritas para ser más eficaces y eficientes a la hora de redactar (una actividad que consume mucho más tiempo y energías de lo que parece):

1. Sé directo. No te enrolles, ni escribas el Génesis ni el Quijote. Vete al grano, sé conciso y hazlo ágil.
2. Sé preciso. ¿De verdad le estoy contestando lo que me pedía? ¿Tiene toda la información que necesita? Ser preciso, específico y explícito te ayudará a ti y los otros.
3. Cuida el “asunto”. Escríbelo tras escribir tu mensaje, del mismo modo que una noticia se titula tras ser redactada. Sé directo y preciso en el Asunto y te ayudarás a ti y a los otros.

Sobra decirlo porque cae de cajón pero por si acaso: esta es MI FÓRMULA personal. Entiendo que cada caso, cada trabajo y cada persona son distintas y tienen sus particularidades. Puede que lo que me funcione a mí no lo haga contigo pero si me preguntas te diré: actuar, modificar y mejorar los hábitos y gestos del Email tendrá un impacto brutal en tu Productividad.

Si sufres el Email, te animo a cambiar “algo” YA. Si no, no habrá mejora.

Fuente: thinkwasabi.com

En poco menos de una tarde se lee ¡Delega!, un modelo para crear equipos de alto rendimiento. Este libro, de 94 páginas, publicado por Empresa Activa con ISBN 8495787776 y escrito por Donna M. Genett. Para exponer los principios básicos de una buena delegación, la autora utiliza un relato protagonizado por los primos James y Jones, iguales en todo, casi gemelos, hasta que los dos llegan a ejecutivos y uno aprende a delegar eficazmente (Jones) y otro no (James), esto hace que Jones triunfe en su vida personal y familiar (llega temprano a a casa, está con su familia, hace deporte, su equipo en el trabajo cosecha éxito tras éxito y está formado por personas que disfrutan con lo que hacen…) mientras que James se dirige al abismo (no se relaciona con su familia por falta de tiempo, su salud se resiente por el stress, y no se entiende con su equipo). Para definir la delegación,  unas palabras del personaje Jones:

Analizo los puntos fuertes  y el potencial de cada uno de los miembros de mi equipo, y también tengo en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Discuto estos temas con cada uno de ellos y trato de repartir el trabajo en función de las conclusiones. Yo delego.

Todo cambia cuando James aprende y aplica los principios de un delegación eficaz, resumidos en 6 pasos.

1. Prepararse con antelación. Antes de delegar una tarea, debemos reflexionar sobre ella, y en especial, sobre cual es el resultado final que esperamos obtener cuando esté finalizada.
2. Definir claramente y explicar cada tarea. Hay que se explícito, y asegurarse de que la otra persona comprende lo que se le dice, pidiéndole que repita lo que entendió.
3. Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea, y comunicarlos, como un aspecto más de la tarea delegada.
4. Definir los niveles de autoridad que el delegado puede emplear en su tarea. Podemos distinguir tres niveles de autoridad, y hay que determinar cual de ellos es el que se atribuye a la persona que se delega la tarea, estos tres niveles son:
   • Autoridad para hacer recomendaciones. Esta se confiere cuando lo que se espera que haga quien recibe la delegación es darnos sus impresiones para que nosotros tomemos una decisión.
   • Autoridad para informar y poner en marcha. El que recibe la delegación, nos informa antes de emprender ninguna acción, así pueden detectarse problemas potenciales.
   • Autoridad para actuar. Se confiere toda la autoridad para actuar en relación con el proyecto.
5. Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Para confirmar que todo marcha en la dirección correcta, y con más frecuencia al principio, para espaciarlas luego.
6. Convocar una sesión de revisión, para comprobar tres cosas:lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar, y lo que hemos aprendido, escuchando las impresiones del que recibió la delegación, y dando también las del que delegó.

Enlace: productividadpersonal.es

Desde @ElGachupas me ha llevado a esta lista sobre los mejores blogs sobre productividad que también coinciden con mis gustos. Aquí la muestro:

Optima Infinito (de José Miguel Bolívar). Un excelente blog sobre productividad y cultura empresarial. Si estás interesado en las implicaciones de GTD a la hora de llevar a cabo trabajo real en la empresa, tienes que pasar por aquí. Es una delicia leer sus tres artículos semanales.

GTD Bergonzini (de Alex Bergonzini). Yo lo llamo el poeta de la productividad. Además de publicar lo más importante que se “cuece” en el mundo de la productividad y GTD, no deja de sorprender muchas de sus reflexiones, casi poéticas. Si no tienes mucho tiempo para leer los demás blogs, subscríbete a GTD Bergonzini y siempre estarás a la última.

Du Tudú (de Daniel Aguayo). Un excelente equilibrio entre la teoría y la práctica de la productividad y GTD, sin olvidarse de comentar de vez en cuando alguna herramienta. ¡No te lo puedes perder!

El Canasto (de Jeroen Sangers). El más veterano (creo) de los “productivos” en español. Paradógicamente, tenía que ser un holandés afincado en Cataluña el que abriera la brecha Ha hecho aportaciones que ya son un clásico dentro de nuestra comunidad, como la serie de vídeos 2 minutos de productividad y los calendarios compactos en español. También podrás encontrar excelentes reseñas de las nuevas herramientas que surgen cada día para mejorar tu productividad personal.

Think Wasabi (de Berto Pena). Surgiendo de las profundidades de los blog sobre el mundo Mac y la tecnología, Berto se ha hecho con un hueco respetable dentro del mundo de la productividad. Su último libro, Gestiona mejor tu vida, ya se está convirtiendo en lectura obligada para todos los que estamos intererados en la productividad en español. Si estás buscando la herramienta ideal para implementar GTD, especialmente si tienes una Mac, este es tu blog.

GTD sin Outlook (de Ismael Valladolid). Poco contenido, pero de mucha calidad y diferente a lo que se suele encontrar por ahí. Una mirada escéptica y a veces crítica hacia GTD. Para poner los pies en el suelo, y no caer en la trampa de que GTD es la panacea de la productividad.

Habitos Vitales (de Eric Larsson). De todos los blogs, este es el que tiene un espíritu más parecido a El Gachupas. Es bastante irregular en sus publicaciones, pero aún así tiene mucho material que merece la pena leer. Muy recomendable.

Yoriento (de Alfonso Alcántara). Aunque su área de interés principal es el coaching y el desarrollo profesional, cada día me sorprende más sus conocimientos sobre productividad y GTD. Además, es el flamante ganador del último premio Bitácoras.com 2009 al mejor blog de educación. Toda una garantía.

Zen Habits (de Leo Babauta) [en inglés]. Creo no equivocarme si digo que, junto a David Allen, Leo es el tipo más conocido en el mundo en cuanto a productividad y GTD se refiere. Creador de ZTD, su versión Zen de GTD, sigue acumulando conocimiento a su ya extensísima base de artículos.

GTD Times [en inglés]. El blog del creador de GTD. Una excelente fuente para estar al tanto de las reflexiones y consejos del mismísimo David Allen.

Enlace: elgachupas.wordpress.com

Cuando uno después de mucho tiempo afronta nuevos retos profesionales siempre le asalta la duda si va a poder llegar a lo que uno espera.

Es necesario clarificar ideas, y de esta manera poder obtener una gran foto o instantánea de sus nuevas funciones para alcanzar un mejor entendimiento con su con su nuevo jefe.

Tres preguntas básicas que nos debemos plantear son:

1. “¿Cómo lo puedo hacer para ayudar a toda la organización?”
2. “Qué puedo esperar de ti?” La mayoría de los gerentes se esfuerzan por ser “disponible”, pero cada uno tiene una idea diferente de lo que eso significa.
3. “¿Qué puedo esperar de los miembros de mi equipo?” Los empleados necesitan saber quién hace qué, cuando y para quien; para conocer si se está trabajando a tiempo y bien.

Enlace: Bussinesmanagenetdaily.com

Imagen: Paisdelocos.com

Reimpreso de una entrevista con David Allen sobre el tema del estrés:

P: ¿Cómo puede la gente reducir el estrés en el trabajo?

DA: El estrés principalmente proviene de la inseguridad de poder cumplir con los acuerdos, muchos de los cuales son con otras personas, pero
todos son con usted mismo. La clave es capturar, clarificar, definir, administrar y renegociar constantemente estos acuerdos. Significa
mantenerse organizado de manera objetiva con todas las piezas móviles que hay frente a usted en un sistema confiable, que siempre esté
disponible para revisarse y reajustarse, sin estructurar excesivamente el plan (¡todo cambia!) La mayoría de los profesionistas tienen entre
treinta y cien proyectos con casi doscientas siguientes acciones asociadas con ellos en algún momento. Y cualquiera de ellas que se
guarde exclusivamente en su mente genera estrés debido a que la memoria RAM psíquica es una pésima oficina con espacio limitado. Escriba todo y
decida cuál será la siguiente acción física de cualquier parte en la que se pueda progresar. Conserve todo eso en un sistema confiable y téngalo
siempre en cuenta tan a menudo como lo necesite, para despejar todo esto de su mente y progresar de manera productiva. Generalmente hay una
proporción inversa entre el tiempo que algo dura en su mente y la cantidad que se está realizando.

P: ¿Qué tipos de personas tienden a estresarse más? Si se tiene una “personalidad” tendiente al estrés, ¿se puede cambiar?

DA: El estrés en sí no es malo, si uno no lo sintiera, no crecería o expandiría su expresión creativa como ser humano. Si usted quiere estar
del otro lado de la puerta y aún no lo está, está estresado (disonancia cognitiva, así lo llaman los psicólogos). Eso es algo bueno, siempre y
cuando esté tratando de manera constructiva de llegar al otro lado de la puerta. El estrés negativo y enfermizo es cuando una parte de usted
piensa que debe estar del otro lado de la puerta pero no hace nada por hacerlo realidad. Sólo siente el compromiso pero se preocupa
internamente sin hacer nada. Esa es la fuente de la frustración y preocupación, las cuales son improductivas y enfermizas. Siempre y
cuando esté al volante, administrándose usted mismo conscientemente de la mejor manera que pueda hacia lo que desea hacer, todo estará bien.
Generalmente las personas “estresadas” pasan por estos dos procesos, sólo deben aprender a minimizar el lado negativo de ese comportamiento.
Y sí, eso se puede aprender. El reto es que, efectivamente, las personas se pueden hacer “adictas” a la preocupación, es decir, se acostumbran
tanto a ésta que toleran una gran cantidad de ella. Si no puede soportar la preocupación, encontrará una manera de salir de ella.

P: ¿Es el estrés algo muy “americano”? ¿Es algo cultural? ¿O es inevitable en la sociedad global en que vivimos sin importar dónde se vive?

DA: Mi perspectiva es que hasta que uno haya cumplido su destino como un espíritu humano en el planeta, probablemente tendrá algún nivel de
estrés (¡Gracias a Dios! De lo contrario sólo nos desintegraríamos en una complacencia flácida). Por lo tanto, es algo humano y no cultural.
Por supuesto, gran parte del estrés proviene de expectativas aumentadas relacionadas con los recursos. Si uno no espera demasiado, no se
decepcionará. Por lo tanto, en un “país de oportunidades” como Estados Unidos es probable que se vea más ese tipo de tensión en la cultura que
en una sociedad rural con mucho subdesarrollo (comercialmente). Pero probablemente encontrará un vínculo directo entre el estrés y la madurez
sabia (la cual proviene de trascender el estrés). ¿Dónde están las personas sabias y maduras? Probablemente en todas partes.

P: Si cree que es cultural, ¿podemos cambiar nuestra cultura para manejar mejor nuestro estrés? y si es así, ¿cómo?

DA: Entre más se refuercen en la cultura los valores de calidad de vida en lugar de cantidad de vida, más fácil será integrar hábitos y
estructuras de soporte que nutran la relajación y promuevan una vida más reflexiva. Pero es posible correr una milla en cuatro minutos y tocar el
piano en un concierto y también estar relajados. La relajación no es inconsciente o necesariamente “lenta”, la relajación es más bien un
factor clave en la concentración y una cultura (y una persona) puede estar muy sana, relajada y enfocada y lograr hacer miles de cosas. Como
decía, el problema es manejar los acuerdos con usted mismo. Si rompe sus compromisos con usted mismo, tendrá estrés negativo. Por lo tanto, no
haga los compromisos (baje las expectativas), conserve los acuerdos (póngase a trabajar y termine sus pendientes) o renegocie los acuerdos
(revise constantemente y tome decisiones inteligentes sobre lo que puede y debe hacer en cualquier momento). La cultura es sólo una acumulación
de los individuos involucrados y estas tres cosas tendrán que ser abordadas por todos sin importar lo que suceda a su alrededor.

“Copyright 2009, The David Allen Company. Todos los derechos reservados”.

Imagen: www.convierte.me

El hábito puede llegar a ser o el mejor de los sirvientes o el peor de los amos.” Nathaniel Hawthorne (1804-1864) Escritor estadounidense

Comentaba hace 2 días la importancia que tienen cierto tipo de hábitos a la hora de ser productivos, independientemente del método o las herramientas que utilicemos para implementar nuestro sistema de productividad personal. Hábitos para mejorar la productividad hay muchos. Sin embargo, basta con implementar unos pocos para empezar a notar una mejoría significativa.

En este artículo he recopilado nueve de los hábitos que a mi me han funcionado mejor y que han demostrado ayudar a muchas otras personas a potenciar su productividad. Como se suele decir, no están todos los que son, pero sí son todos los que están.

1. Define tus objetivos claramente. Cada vez que identifiques un objetivo, pon el resultado final que quieres por escrito, desglosando las distintas tareas que tendrás que llevar a cabo para alcanzarlo. Tener los objetivos claramente definidos facilitará mucho la gestión de tus tareas, y sabrás perfectamente cuándo has llegado a la meta.

2. Selecciona tres tareas clave cada día, y hazlas. A la luz de los objetivos más importantes que tengas pendientes de cumplir, selecciona cada día tres tareas relacionadas con ellos, y hazlas lo antes posible. De esa forma, al final de cada jornada sabrás que has avanzado un paso en la consecución de lo que realmente es importante para ti.

3. Aplica el principio de Pareto a tu trabajo. Este principio, aplicado a la productividad, establece que siempre habrá un 20 por ciento de tareas pendientes que serán capaces de generar el 80% de los resultados que realmente te importan. Identifica cuáles son esas tareas y concéntrate en ellas en primer lugar. Haz que las tres tareas clave que elijas cada día pertenezcan a ese grupo selecto del 20 por ciento.

4. Evita la multitarea a toda costa. Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo. Toma una tarea, concéntrate en ella y no la sueltes hasta que la hayas terminado, o si es una tarea muy compleja, hasta que hayas logrado un avance significativo. Esto es especialmente importante para las tres tareas clave que te fijes cada día.

5. Ejecuta las tareas sencillas por lotes. Siempre tendrás tareas rutinarias, generalmente de bajo valor y de sencilla ejecución, que puedes hacer por lotes. Las transiciones entre actividades requieren mucho tiempo, y si además tienes que retomar una tarea interrumpida, necesitarás todavía más tiempo en recuperar la concentración y averiguar por dónde seguir. Por eso, trata de juntar las tareas sencillas según su tipo, y reserva un momento del día para llevarlas a cabo todas al mismo tiempo. Por ejemplo, hacer llamadas, contestar correos rápidos, revisar documentos, archivar, registrar gastos, etc.

6. Elimina las distracciones antes de empezar. Si eres el tipo de persona que te distraes con una mosca volando, antes de empezar cualquier tarea clave elimina las distracciones a tu alrededor. Limpia tu escritorio, cierra el programa de correo electrónico y el navegador de Internet, desconecta el teléfono fijo, pon el móvil en modo silencio… Si es necesario, incluso cambia de ubicación, como por ejemplo una sala de reuniones que esté libre en este momento, donde sepas que no te van a interrumpir en un buen rato.

7. Practica la procrastinación creativa. Se han llenado ríos de tinta demonizando la procrastinación (aplazamiento voluntario) del trabajo que no nos gusta. En general, la procrastinación no es buena, pero hay un tipo de procrastinación que debemos practicar siempre que tengamos ocasión: la de aquellas tareas que no nos aporten valor. Es un hecho que, por más trabajo que saquemos adelante, siempre habrá más trabajo que hacer. Así que empieza a desechar tareas que no estén alineadas directamente con tus objetivos personales y profesionales más importantes.

8. Aprende a decir “no”. Nuestro afán de servicio (y a veces nuestro exceso de bondad) nos hace aceptar todo el trabajo que pasa por nuestras manos. Si una tarea o proyecto no va a hacer que avances en tus objetivos, ni siquiera dejes que entre en tu vida. Di no. Punto.

9. Domina las herramientas. En lugar de estar cambiando de herramientas de productividad (especialmente el software) cada semana, aprende todo lo que hay que saber de lo que ya estás utilizando, y sácale el máximo partido. Cambiar de herramientas cada poco tiempo es muy tentador y divertido, pero es uno de los mayores ladrones de tiempo. ¡Resístete! Es más, aprende a utilizar el software que tienes sólo con el teclado, sin ratón. Sólo después de un tiempo razonable evalúa tus herramientas: ¿realmente necesitas más funciones? Bueno, entonces, y sólo entonces, considera un cambio.

¿Has aplicado alguno de estos trucos de productividad? ¿Te han funcionado? Comparte tu experiencia en un comentario.

Fuente: El Gachupas

Por Mario López de Ávila Muñoz

Margaret Heffernan es una emprendedora que [según sus propias declaraciones] se convirtió en autora de libros de management porque nada de lo que leía le mostraba, en su opinión, la realidad de dirigir una empresa.  Su libro más conocido [no tanto, tampoco] es The Naked Truth, un buen libro que he recomendado más de una vez a aquellas de mis amigas que se han animado a emprender un negocio [¿He dicho que la Sra. Heffernan escribe  para un público mayoritariamente femenino?].

La lista de “hábitos” de los gestores incompetentes preparada por Margaret Heffernan no está basada en una investigación científica de las organizaciones, pero lo que le falta en rigor metodológico lo suple de sobras con su experiencia.  Creo que la mayoría de vosotros será capaz de reconocer dos o más de estos rasgos en los “jefes” más ineptos que os hayáis tropezado en vuestra carrera.  La presencia de uno de estos hábitos es mala, la presencia de dos o más, puede ser fatal. Si os encontráis con un jefe así, no lo dudéis… ¡Huid!

Peter Senge, economista y actual jefe del Centro de Aprendizaje Organizativo del MIT (Massachussets Institute of Tecnology), es uno de los autores que mas han influido en la filosofía de diseño de sistemas y de solución de problemas. Es un claro exponente de la evolución de la Teoría de Sistemas o enfoque sistémico aplicada a la empresa.

En su obra que recomiendo  “La Quinta Disciplina” trata  sobre la construcción de organizaciones inteligentes, abiertas al aprendizaje. A partir de un auténtico enfoque interdisciplinario.  Los conceptos descritos en este libro aplican a cualquier tipo organizaciones: empresas, gobiernos, pymes, familias, etc.

Os cito brevemente: Tendemos a ver interrelaciones concatenadas, líneas de causa-efecto, fotos instantáneas, en lugar de procesos dinámicos sistémicos. Tenemos que cambiar el enfoque y entender los procesos compensadores de estabilidad y resistencia, el equilibrio entre la realimentación y las demoras, los procesos reforzadores. Todos ellos son los ladrillos con los que se construye el pensamiento sistémico.

Senge se basa en cinco disciplinas:

1. Dominio Personal: Aprender a gestionar las tensiones entre visión y realidad puede ampliar la capacidad del individuo para tomar mejores decisiones y obtener los resultados esperados. Aprender a expandir nuestra capacidad personal para crear el resultado que deseamos.
2. Modelos Mentales: Tomar conciencia de las actitudes y percepciones que influyen en el pensamiento, la acción y la interacción. Reflexionando coninuamente sobre estas representaciones interiores del mundo, hablando de ellas y reconsiderándolas se puede adquirir mayor capacidad para gestionar las acciones y las decisiones de uno.
3. Visión Compartida: Saber establecer un foco de propósito común. La capacidad de orientar, individual y colectivamente, hacia la creación de lo que las personas realmente desean, en lugar de reaccionar simplemente a las circunstancias
4. Aprendizaje en Equipo: Saber interactuar en equipo. Por medio del diálogo y la discusión, los equipos transforman su pensamiento colectivo y aprenden a movilizar sus energías y acciones, a fin de alcanzar metas comunes. Desarrollar una capacidad mayor que la equivalente a la suma de los talentos individuales.
5. Pensamiento Sistémico: Esta disciplina proporciona la capacida de ver patrones de interdependencia en los problemas y distinguir las consecuencias de la acción a corto y largo plazo.

Las Leyes de la quinta Disciplina o Pensamiento Sistémico:

1. Los problemas de hoy proceden de las soluciones de ayer, porque muchas sólo desplazan el problema a otra parte del sistema.
2. Realimentación compensadora: cuanto más esfuerzo se realiza, más esfuerzo hace falta.
3. La conducta mejora antes de empeorar: Las intervenciones de bajo apalancamiento dan resultados a corto plazo, pero los efectos a largo plazo en el sistema son muy difíciles de ver porque hay una demora en el tiempo en que se manifiestan.
4. Insistimos en soluciones típicas ateniéndonos a lo conocido, mientras los problemas fundamentales persisten o empeoran (pensamiento asistémico).
5. El desplazamiento de la carga. Mejoras a corto plazo que conducen a una dependencia de largo plazo. El remedio puede ser peor que la enfermedad.
6. Lo más rápido es lo más lento. La tasa óptima de crecimiento es muy inferior al crecimiento más rápido posible. Cuando se vuelve excesivo el sistema procura compensarlo reduciendo la marcha y, a veces, poniendo en riesgo a todo el sistema.
7. Suponemos que causa y efecto están próximos en el tiempo y el espacio, pero el sistema no funciona así. Si los vendedores no logran sus objetivos, pensamos nuevos incentivos de venta o promociones, y el impacto inmediato buscado puede ser el contrario, porque no hemos visto el impacto a largo plazo de las medidas.
8. Los cambios pequeños pueden producir resultados grandes, pero las zonas de mayor apalancamiento a menudo son las menos obvias. El principio de la palanca: los cambios pequeños y bien enfocados producen a veces mejoras significativas y duraderas, si se realizan en el sitio adecuado. Pero las zonas de alto apalancamiento no son evidentes para la mayoría de los integrantes del sistema. Tenemos que aprender a ver estructuras subyacentes en lugar de hechos.
9. Se pueden alcanzar dos metas aparentemente contradictorias. Difíciles dilemas pueden dejar de serlo si se consideran de forma sistémica y se pueden llegar a conseguir a la vez metas que parecían contradictorias.
10. Dividir un elefante por la mitad no genera dos elefantes pequeños. Pricipio del límite del sistema: las interacciones que debemos examinar son las más relevantes para la cuestión, al margen de los límites organizativos locales. Cada uno ve con claridad los problemas de la empresa, pero nadie entiende la interacción de las políticas de su departamento con las de otros. Tendemos a una visión parcial del conjunto.
11. No hay un culpable en nuestros problemas, porque no hay nada externo al sistema: nosotros y el problema formamos parte del mismo sistema (competidores, reguladores, clientes, empleados, medios de comunicación…)