Si hay algo importante cuando te reúnes con un cliente es saber reprimir la tentación de seguir hablando, normalmente sin pensar demasiado en lo que dices, después de haber terminado una reunión.

Con frecuencia estas conversaciones aparentemente inocentes sólo sirven para reabrir temas conflictivos que ya estaban cerrados o para crear nuevos problemas.

Este tipo de tentación suele ser más habitual, y también más fuerte, cuando te sientes inseguro ante la reunión y cuanto más importante es el cliente.

Si sueles caer en estas tentaciones, una buena forma de evitarlo es, una vez terminada la reunión y tratados todos los temas que querías, preguntar a los asistentes si hay alguna otra cosa que necesiten y, si no, hacer un repaso de los acuerdos alcanzados y las próximas acciones a realizar.

Aunque en España no es habitual, en casi toda Europa se suele dar las gracias a los asistentes por su tiempo y por asistir.

Luego cierra la reunión con alguna expresión típica, del estilo “seguimos en contacto”, “hablamos de nuevo en un par de semanas” o cualquier otra parecida.

No olvides que, a veces, las mejores palabras de una reunión son las que no se dicen.

Dominar el Arte del Cierre consiste, entre otras cosas, en saber reconocer el momento en que ya está todo dicho y en dar entonces por terminada la reunión lo más rápido posible.

En numerosas empresas de sufre mucho de “reunitis” y del uso excesivo del teléfono para solucionar “marrones”.

El calendario compacto de El Canasto (Jeroen Sangers) personalmente me parece una de las ideas geniales para llevar la agenda del día. Da una vista completa de todo el año sin necesidad de hojear mes por mes como en los calendarios tradicionales.

Es idóneo para planificar proyectos, porque en un vistazo puedes ver cuánto tiempo necesitas, cuando hay hitos, y cuantos días necesitas para finalizar una tarea, incluso yo lo he adaptado a mis necesidades…

El calendario está disponible en tres versiones, tanto del 2010 como de años anteriores) en formato para Microsoft Excel 2007, OpenOffice.org Calc y PDF. Descarga la versión deseada adaptada a la región/país que necesites e imprime la hoja Calendario, preferiblemente en color. También es muy sencillo modificar los días festivos y adaptarlo a tus necesidades, tan solo modificando la “tabla de días festivos” de la hoja “tablas”.

Características y Ventajas:

• Distancia entre dos fechas corresponde directamente al tiempo, que facilita estimar el tiempo necesario para una tarea.
• El calendario de todo el año entera cabe fácilmente en una hoja de papel y queda mucho espacio para tomar notas. También puedes imprimir solo una sección del calendario en caso de proyectos cortos.
• El calendario mantiene el formato de un calendario mensual, con los días de la semana en columnas.
• Los días del fin de semana tienen otro color de fondo, para evitar que accidentalmente planificas tareas en estos días.
• Es fácil de contar semanas – la unidad de planificación en muchas proyectos grandes.

Como se usa:

Es muy sencillo; para planificar un proyecto, simplemente rodeas la fecha de una tarea con un círculo, con una línea hacia el lado derecho, donde puedes apuntar lo que significa. Con tanto espacio en blanco disponible a la derecha, hay suficiente espacio para todas tus notas.

Personalmente hace ya tiempo comenté en este mismo blog otra utilidad para crear calendarios personalizados, compatible con el portal de imágenes Flickr; incluso te permite almacenarlos en disco.

Fuente: canasto.es

Escrito por METRAPACH
METRAPACH’s Website

En la vida cotidiana no todo es rutina, o ¿si?… abrirse a experimentar cosas nuevas o hábitos en el diario vivir a veces es difícil y la monotonía provoca que nuestras ideas sólo sean una copia de la misma historia. Por estas razones, buscar inspiración para emprender nuevos proyectos o mejorar nuestro trabajo es punto clave.

Hoy comparto 07 sencillos consejos para no perder la inspiración, basados en el artículo how to be interesting ** de Russell Davies, el cual leí durante un curso libre de Insight en la Escuela de Creativos La Clandestina, impartido por Rogelio Umaña.

¡Bienvenidos a practicar estas actividades y compartirlo con el resto del mundo!

1. LEER

by margolove @flickr

más claro no se puede, leer sólo tiene beneficios!

2. TOMAR UNA FOTO AL DÍA

by TuTuWoN @flickr

vamos, que esto es fácil… toma el celular y tarán… foto en mano.. súbela a flickr  y verás con otros ojos lo que te rodea.. siempre alerta para captar lo q se venga!

3. APUNTAR NUESTRAS IDEAS

by Sissi Zissou @flickr

importantísimo… si no apuntamos, nos olvidamos! es clave.. portar un bello Moleskine o un par de hojas y lápiz deben ser nuestra mano derecha, nos permite plasmar nuestras ideas (frases, recordatorios, dibujos, …..)

4. LEER UNA REVISTA O LIBRO – de un tema que no manejemos-

by Phil Gyford @flickr

de eso hay miles, no conocemos todo, pero si podemos aprender de todo! una revista de bordado, de juegos, de física cuántica!

5. OBSERVA-ESCUCHA

by MorBCN @flickr

siéntate en un  bar o una cafetería y observa el comportamiento de los que te rodean, de que hablan, su interacción!

6. ARMA Y DESARMA ALGO

by 3D King @flickr

que sea tuyo y que no sea difícil… luego no queremos ver piezas sueltas! atrévete!

7. MANTÉN UN SCARPBOOK (esos libritos de recortes)

by ukslim @flickr

wow! recuerdan los recortes y la goma? tijeritas, rasguño o cutter (para los experimentados)

Espero que los tomen en cuenta… es cuestión de buscar medios interesantes para nosotros y que nos ayuden a llevar una vida plena… la felicidad está en las pequeñas cosas y acá estamos (en el planeta) para construir!

*Este artículo es una adaptación del post escrito en mi web personal, 07 sencillos consejos para no perder la inspiración

** lectura obligatoria

Nos vemos, patri!

En poco menos de una tarde se lee ¡Delega!, un modelo para crear equipos de alto rendimiento. Este libro, de 94 páginas, publicado por Empresa Activa con ISBN 8495787776 y escrito por Donna M. Genett. Para exponer los principios básicos de una buena delegación, la autora utiliza un relato protagonizado por los primos James y Jones, iguales en todo, casi gemelos, hasta que los dos llegan a ejecutivos y uno aprende a delegar eficazmente (Jones) y otro no (James), esto hace que Jones triunfe en su vida personal y familiar (llega temprano a a casa, está con su familia, hace deporte, su equipo en el trabajo cosecha éxito tras éxito y está formado por personas que disfrutan con lo que hacen…) mientras que James se dirige al abismo (no se relaciona con su familia por falta de tiempo, su salud se resiente por el stress, y no se entiende con su equipo). Para definir la delegación,  unas palabras del personaje Jones:

Analizo los puntos fuertes  y el potencial de cada uno de los miembros de mi equipo, y también tengo en cuenta sus intereses personales y sus objetivos. Discuto estos temas con cada uno de ellos y trato de repartir el trabajo en función de las conclusiones. Yo delego.

Todo cambia cuando James aprende y aplica los principios de un delegación eficaz, resumidos en 6 pasos.

1. Prepararse con antelación. Antes de delegar una tarea, debemos reflexionar sobre ella, y en especial, sobre cual es el resultado final que esperamos obtener cuando esté finalizada.
2. Definir claramente y explicar cada tarea. Hay que se explícito, y asegurarse de que la otra persona comprende lo que se le dice, pidiéndole que repita lo que entendió.
3. Determinar los plazos temporales en los que se debe completar la tarea, y comunicarlos, como un aspecto más de la tarea delegada.
4. Definir los niveles de autoridad que el delegado puede emplear en su tarea. Podemos distinguir tres niveles de autoridad, y hay que determinar cual de ellos es el que se atribuye a la persona que se delega la tarea, estos tres niveles son:
   • Autoridad para hacer recomendaciones. Esta se confiere cuando lo que se espera que haga quien recibe la delegación es darnos sus impresiones para que nosotros tomemos una decisión.
   • Autoridad para informar y poner en marcha. El que recibe la delegación, nos informa antes de emprender ninguna acción, así pueden detectarse problemas potenciales.
   • Autoridad para actuar. Se confiere toda la autoridad para actuar en relación con el proyecto.
5. Establecer controles periódicos para reunirse con la persona que ha recibido el trabajo y analizar los progresos y ofrecer pautas si fuera necesario. Para confirmar que todo marcha en la dirección correcta, y con más frecuencia al principio, para espaciarlas luego.
6. Convocar una sesión de revisión, para comprobar tres cosas:lo que ha ido bien, lo que se puede mejorar, y lo que hemos aprendido, escuchando las impresiones del que recibió la delegación, y dando también las del que delegó.

Enlace: productividadpersonal.es

Desde @ElGachupas me ha llevado a esta lista sobre los mejores blogs sobre productividad que también coinciden con mis gustos. Aquí la muestro:

Optima Infinito (de José Miguel Bolívar). Un excelente blog sobre productividad y cultura empresarial. Si estás interesado en las implicaciones de GTD a la hora de llevar a cabo trabajo real en la empresa, tienes que pasar por aquí. Es una delicia leer sus tres artículos semanales.

GTD Bergonzini (de Alex Bergonzini). Yo lo llamo el poeta de la productividad. Además de publicar lo más importante que se “cuece” en el mundo de la productividad y GTD, no deja de sorprender muchas de sus reflexiones, casi poéticas. Si no tienes mucho tiempo para leer los demás blogs, subscríbete a GTD Bergonzini y siempre estarás a la última.

Du Tudú (de Daniel Aguayo). Un excelente equilibrio entre la teoría y la práctica de la productividad y GTD, sin olvidarse de comentar de vez en cuando alguna herramienta. ¡No te lo puedes perder!

El Canasto (de Jeroen Sangers). El más veterano (creo) de los “productivos” en español. Paradógicamente, tenía que ser un holandés afincado en Cataluña el que abriera la brecha Ha hecho aportaciones que ya son un clásico dentro de nuestra comunidad, como la serie de vídeos 2 minutos de productividad y los calendarios compactos en español. También podrás encontrar excelentes reseñas de las nuevas herramientas que surgen cada día para mejorar tu productividad personal.

Think Wasabi (de Berto Pena). Surgiendo de las profundidades de los blog sobre el mundo Mac y la tecnología, Berto se ha hecho con un hueco respetable dentro del mundo de la productividad. Su último libro, Gestiona mejor tu vida, ya se está convirtiendo en lectura obligada para todos los que estamos intererados en la productividad en español. Si estás buscando la herramienta ideal para implementar GTD, especialmente si tienes una Mac, este es tu blog.

GTD sin Outlook (de Ismael Valladolid). Poco contenido, pero de mucha calidad y diferente a lo que se suele encontrar por ahí. Una mirada escéptica y a veces crítica hacia GTD. Para poner los pies en el suelo, y no caer en la trampa de que GTD es la panacea de la productividad.

Habitos Vitales (de Eric Larsson). De todos los blogs, este es el que tiene un espíritu más parecido a El Gachupas. Es bastante irregular en sus publicaciones, pero aún así tiene mucho material que merece la pena leer. Muy recomendable.

Yoriento (de Alfonso Alcántara). Aunque su área de interés principal es el coaching y el desarrollo profesional, cada día me sorprende más sus conocimientos sobre productividad y GTD. Además, es el flamante ganador del último premio Bitácoras.com 2009 al mejor blog de educación. Toda una garantía.

Zen Habits (de Leo Babauta) [en inglés]. Creo no equivocarme si digo que, junto a David Allen, Leo es el tipo más conocido en el mundo en cuanto a productividad y GTD se refiere. Creador de ZTD, su versión Zen de GTD, sigue acumulando conocimiento a su ya extensísima base de artículos.

GTD Times [en inglés]. El blog del creador de GTD. Una excelente fuente para estar al tanto de las reflexiones y consejos del mismísimo David Allen.

Enlace: elgachupas.wordpress.com

¡Que vienen las Navidades! Familia, compras, comidas, aglomeraciones… vaya agobio, ¿verdad? Bueno, también tiene su parte buena. O muy buena: el descanso, el tiempo libre, el estar con los tuyos y poder hacer cosas distintas.
Naturalmente que no hay que esperar a que vengan las Navidades para hacer algunas de las cosas de que te propongo en este artículo. Son cosas que se pueden hacer en cualquier momento pero, ya que (en principio) se avecinan días tranquilos y en familia, se me ha ocurrido recoger algunas de ellas. Algunas me las he propuesto hacer yo y otras se me han ocurrido a medida escribía estas líneas.

1. Quítate el reloj de la muñeca.
2. Empieza la lectura de un libro, tal vez tengas uno que lleva tiempo esperándote en tu biblioteca.
3. Ordena y haz limpieza en tu ordenador. Borra archivos y aplicaciones que no utilices.
4. Pasea una hora cada día con tu familia o en solitario.
5. Retoma un antiguo hobby o un proyecto personal que hayas dejado aparcado.
6. Ordena en Evernote o en tu libreta de notas la lista de regalos navideños.
7. (Si tienes cámara) Sal a fotografiar a la calle, al parque o al campo.
8. Disfruta de una buena siesta.
9. Si te falta alguien muy cercano en la familia (como a mí), recuérdalo, pero sobre todo disfruta de los que sí están contigo.
10. Concentra tus compras navideñas en un único día. Ese día madruga y aprovéchalo bien.
11. Durante un buen puñado de horas o un día (o más, si puedes) no entres ni en Twitter, Facebook ni abras tu Email.
12. (Si la tienes) Repasa y actualiza tu lista de objetivos personales. Tus sueños, tus metas, tus objetivos.
13. En las comidas navideñas ayuda en la cocina y echa una mano a quienes más trabajan.
14. Aléjate del teclado y la pantalla de tu ordenador. Haz vida “normal”.
15. Sonríe.
16. No vayas corriendo a los sitios. Frena y ve más despacio. Las carreras déjaselas a los pilotos de F1.
17. ¿Vas a fomentar un nuevo hábito en 2010? Planifica tu “plan de ataque” para ese nuevo hábito.
18. Reserva una “cita contigo”. Una tarde o unas horas para estar absolutamente solo y totalmente tranquilo.
19. Haz una actividad manual y nueva si es posible. Algo de bricolaje o alguna reparación, por ejemplo.
20. Ordena y haz limpieza en tu casa, en tu cuarto o en tu trastero. Tira o (mucho mejor) dona todo lo que no necesites.
21. Escucha un grupo, autor o estilo musical totalmente distinto a lo que suelas escuchar habitualmente.
22. Si el día es frío y lluvioso, prepárate una taza de café o té y disfruta de la compañía en casa, con una manta y mirando por la ventana.
23. Si eres de los que felicitan las Navidades, hazlo DE VERDAD. Cada vez que lo digas, SIÉNTELO.
24. Si tienes hijos, hermanos pequeños, sobrinos o pequeños en la familia, juega con ellos. Tírate al suelo, ríete con ellos y disfruta al máximo como si fueras un niño.
25. Sé espontáneo, haz lo que te apetezca en el momento.

Si me aceptas una última recomendación, hagas lo que hagas, saboréalo, disfrútalo, pásalo bien y toma conciencia de lo que estés haciendo en ese momento. Da igual si lo haces en solitario o con tus amigos o familia. Antes de hacerlo di: “voy a hacer esto y lo voy a disfrutar”. Es fundamental vivirlo y saborearlo porque es un momento privilegiado que no debemos dejar escapar. Ya se llamen Navidades, verano o mes de octubre.

Enlace: thinkwasabi.com

Imagen: infantes.blogia.com

Interesante idea de Raúl Uribe sobre la utilización de mapas mentales para actas de reunión, personalmente yo siempre he utilizado una plantilla de word pero para esquematizar lo acordado se hace insufrible, de esta manera lo veo más práctico aunque luego haya que pasarlo a un formato más estándar.

Desde hace ya un tiempo, uso los mapas mentales como actas de reunión en la empresa, al principio cuando el resto de integrantes veían como abría un Freemind o un Xmind en el proyector, y colocaba como nodo principal el tema de la reunión se quedaban mirando extrañados.

El elaborar un mapa mental como Acta de reunión de trabajo, tiene características diferentes a lo que es un mapa mental común y silvestre, lo que más resalta es que el mapa como acta debe ser entendido por otras personas no sólo por nosotros.

Un acta tradicional generalmente es elaborada después de la reunión, se designa un encargado el cual (Dios lo quiera así) toma nota de los acuerdos y de los puntos más resaltantes de la reunión, muchas veces me ha pasado que el encargado de elaborar el acta dejaba para después su elaboración y en el momento en el que decidía empezar, tenía dudas respecto a algunos acuerdos, luego levanta el teléfono, marca el anexo del colega con el que había estado reunido y le dice: “¿Cómo quedamos?”.

Además de esto, si se dan cuenta, el tiempo adicional que utiliza esa persona para elaborar el acta tradicional es un costo (¿esa persona tiene un sueldo no?)  entonces, digamos que se podría decir que la reunión (para la empresa) aún no termina. Es decir, es más costosa.

Lo bueno de elaborar un mapa mental como acta de reunión es que al finalizar la reunión el acta está lista, y en ese mismo momento puede ser enviada a los correos de cada uno de los integrantes. También un tema interesante del que me he percatado, es que muchas veces un acta de reunión tradicional sólo tiene conclusiones y un plan de acción.

En cambio, un mapa mental casi siempre contiene muchas ideas surgidas durante la reunión, fruto de estas ideas se dieron las conclusiones, pero es un valor agregado el tenerlas registradas para tal vez, luego poder leerlas y generar otras ideas.

En conclusión, hacer mapas mentales como actas de reunión :

1. Disminuyen el costo de la reunión.

2. Cumplen con registrar lo que realmente fueron las conclusiones de la reunión.

3. Disminuyen el tiempo de la reunión (para la empresa).

4. Permite registrar ideas que en un acta tradicional generalmente no son registradas.

Bueno, poco a poco, a lo largo de meses he ido puliendo esta técnica y aquí les presento una propuesta, si van a usarla están en la obligación de verificar si se adapta a su realidad, bueno, aquí va:

Y aquí el link para descargar en formato Xmind

Enlace: www.elraul.com

Imagen: www.12manage.com

Cuando uno después de mucho tiempo afronta nuevos retos profesionales siempre le asalta la duda si va a poder llegar a lo que uno espera.

Es necesario clarificar ideas, y de esta manera poder obtener una gran foto o instantánea de sus nuevas funciones para alcanzar un mejor entendimiento con su con su nuevo jefe.

Tres preguntas básicas que nos debemos plantear son:

1. “¿Cómo lo puedo hacer para ayudar a toda la organización?”
2. “Qué puedo esperar de ti?” La mayoría de los gerentes se esfuerzan por ser “disponible”, pero cada uno tiene una idea diferente de lo que eso significa.
3. “¿Qué puedo esperar de los miembros de mi equipo?” Los empleados necesitan saber quién hace qué, cuando y para quien; para conocer si se está trabajando a tiempo y bien.

Enlace: Bussinesmanagenetdaily.com

Imagen: Paisdelocos.com

Autor: @LoTwitteamos

Las fechas navideñas son fechas muy propicias para realizar regalos tanto a los seres queridos como por las obligaciones y compromisos sociales. Un libro es siempre un buen detalle, pero la variedad es tan amplia, que he realizado una lista con 10 recomendaciones para ayudarte a la hora de hacer o hacerte un buen regalo estas navidades: uno o varios libros de management. Todos ellos cuentan con un artículo en LoLeemos por si quieres profundizar en el argumento.

Capital Conversacional. Presenta los 8 puntos clave que tienen ideas y productos que triunfan en el mercado como Ikea o El circo del sol.

El nuevo brand management. Una innovadora y provocadora forma de ver la gestión de marca y de productos.

No Miedo. El miedo es un fantasma del cual nos tenemos que librar para alcanzar nuestro máximo potencial. Nomiedo nos propone un método para hacerlo.

Gratis. Un precio tan provocador, que para empezar no es nada y que para acabar lo es todo. El concepto gratis como precio visto con una perspectiva 360.

Presentación Zen. Estamos hartos de presentaciones Powerpoint insufribles. El problema es que no nacemos aprendidos, ni nos enseñan a hacerlas. Este libro es una buena oportunidad para aprender.

Organízate con Eficacia (GTD)  Un clásico de la organización personal de obligatoria lectura para cualquier persona que se enfrente a múltiples tareas.

Vivir sin jefe. Emprender es una gran aventura de aprendizaje llena de gozos y sombras. Este libro es un copendio de advertencias realizadas desde el cariño y desde la sinceridad.

Liderazgo Zero. Las organizaciones lideradas por personajes tóxicos son un rio revuelto de nefastas consecuencias para toda la organización. Este libro nos permite reconocer estos entornos y tomar decisiones.

El Impulso Irracional. Nos creemos mucho más racionales de lo que somos. Nuestras decisiones están insconcientemente condicionadas por nuestros genes y nuestra máquina de pensar.

El Cisne Negro. Un ristretto de litro y medio de conocimientos sobre economía, filosofía, sociología y cualquier cosa acabada en ía.

Yo personalmente he leído “Organízate con eficacia” de David Allen. ¿Si alguien me quiere regalar alguno de los demás de la lista?, yo lo dejo caer…

Enlace: www.loleemos.com

“Cuanto menos queremos las cosas del mundo, más nos asemejamos a los dioses” Sócrates (470 a. C. – 399 a. C.) Filósofo griego.

John Maeda, diseñador e ingeniero de software (vaya mezcla) anglo-japonés , se ha hecho bastante famoso es los últimos tiempos por sus ideas sobre la simplicidad. En 1999 llegó incluso a ser nombrado uno de los 21 personajes más importantes del siglo XXI por la revista Esquire (sic).

Sus trabajos sobre la simplicidad culminaron en el año 2006, con la publicación del libro Laws of Simplicity (Las leyes de la simplicidad). Aunque Maeda es diseñador, sus principios sobre simplicidad son muy interesantes y aplicables a cualquier aspecto de la vida. Por eso, a continuación recojo sus 10 leyes de la simplicidad (entre corchetes mis comentarios):

1. Reduce. La forma más sencilla de conseguir la simplicidad es por medio de una meditada y bien pensada reducción [quedarnos con lo realmente importante, y desechar todo lo demás].

2. Organiza. La organización hace que lo mucho parezca poco [elegir bien los espacios y ocultar de forma creativa nuestros objetos vitales].

3. Tiempo. El ahorro de tiempo hace parecer las cosas más simples [porque emplear más tiempo para lo que necesita menos es malgastar ese tiempo].

4. Aprende. El conocimiento hace que las cosas sean más simples [porque siempre harás lo que debes hacer y de la forma que debes hacerlo, ni más ni menos].

5. Diferencia. La simplicidad y la complejidad se necesitan mutuamente [ya que a veces lo complejo puede parecer simple, y viceversa].

6. Contexto. Lo que se encuentra alrededor de la simplicidad, definitivamente no es periférico [sino parte de la misma simplicidad].

7. Emoción. Más emociones es mejor que menos emociones [debemos usar la simplicidad para crear emociones positivas y motivarnos, cuanto más mejor].

8. Confianza. Debemos confiar en la simplicidad [que lo simple siempre es preferible a lo complejo, ahorra tiempo, dinero, preocupaciones...].

9. Fracaso. Algunas cosas nunca se podrán hacer simples [siempre habrá cosas que no se pueden hacer más simples de lo que son; como decía Albert Einstein, "se debe hacer todo tan sencillo como sea posible, pero no más sencillo."].

10. La única. La simplicidad se trata de eliminar lo obvio y añadir lo que da significado [es decir, lo importante].

¿Aplicas estos principios a tu vida diaria? Comparte con nosotros tus ideas en un comentario.

Enlace: elgachupas