El calendario compacto de El Canasto (Jeroen Sangers) personalmente me parece una de las ideas geniales para llevar la agenda del día. Da una vista completa de todo el año sin necesidad de hojear mes por mes como en los calendarios tradicionales.

Es idóneo para planificar proyectos, porque en un vistazo puedes ver cuánto tiempo necesitas, cuando hay hitos, y cuantos días necesitas para finalizar una tarea, incluso yo lo he adaptado a mis necesidades…

El calendario está disponible en tres versiones, tanto del 2010 como de años anteriores) en formato para Microsoft Excel 2007, OpenOffice.org Calc y PDF. Descarga la versión deseada adaptada a la región/país que necesites e imprime la hoja Calendario, preferiblemente en color. También es muy sencillo modificar los días festivos y adaptarlo a tus necesidades, tan solo modificando la “tabla de días festivos” de la hoja “tablas”.

Características y Ventajas:

• Distancia entre dos fechas corresponde directamente al tiempo, que facilita estimar el tiempo necesario para una tarea.
• El calendario de todo el año entera cabe fácilmente en una hoja de papel y queda mucho espacio para tomar notas. También puedes imprimir solo una sección del calendario en caso de proyectos cortos.
• El calendario mantiene el formato de un calendario mensual, con los días de la semana en columnas.
• Los días del fin de semana tienen otro color de fondo, para evitar que accidentalmente planificas tareas en estos días.
• Es fácil de contar semanas – la unidad de planificación en muchas proyectos grandes.

Como se usa:

Es muy sencillo; para planificar un proyecto, simplemente rodeas la fecha de una tarea con un círculo, con una línea hacia el lado derecho, donde puedes apuntar lo que significa. Con tanto espacio en blanco disponible a la derecha, hay suficiente espacio para todas tus notas.

Personalmente hace ya tiempo comenté en este mismo blog otra utilidad para crear calendarios personalizados, compatible con el portal de imágenes Flickr; incluso te permite almacenarlos en disco.

Fuente: canasto.es

Me he propuesto este año ser más productivo, no solo por empezar un año nuevo sino porque profesionalmente me esperan nuevos retos.

Para ello me he propuesto “coger el toro por lo cuernos” pero muchas veces es frustrante y agotador…

Una técnica para aumentar la productividad consiste en descomponer un proceso complejo en varios sub-procesos; es decir dividir el reto en tareas más pequeñas; hay un dicho popular que dice  “Divide y vencerás”. La simplicidad es la clave.

Para los seguidores de GTD hay un concepto similar: “siguiente acción”

Basado en: Divide & Conquer

@bergonzini ha publicado un post sobre una tarea engorrosa que tenemos muchos de nosotros; la de “perseguir” a otros para que realicen su trabajo. Sobre todo si nuestro trabajo depende de la finalización de los trabajos de los demás. Y yo me pregunto ¿por qué hay perseguir a los demás para que hagan su trabajo? Si todos fuéramos más responsables ganaríamos en productividad…

Una de las tareas que más me molesta es la de perseguir a los compañeros. No hay nada más exasperante que tener que recordarles sus promesas, sus fechas de compromisos, sus acciones planificadas, su procrastinación al fin y al cabo. Creo que dedico demasiado esfuerzo a esta tarea y aunque tengo unas plantillas preparadas siempre me resulta vergonzoso tener que utilizarlas.

El caso es común para todos, después de una reunión se crean diferentes hitos a cumplir, algunos caen en nuestro ámbito de responsabilidad y somos dueños y señores de esas acciones. Otros caen de forma invisible en compañeros, que a su tiempo realizan las tareas bajo la indiferencia de que no interaccionamos con ellos, finalmente nos encontramos con dos tipos de dependencias que desafortunadamente recaen en la capacidad productiva de esas terceras personas y que son necesarias para desarrollar nuestro trabajo.
Lo que más resuena en nuestros oídos a los largo del día: “te lo mando en un correo”, “te llamo y te lo digo”, “en cinco minutos lo tienes sobre tu mesa” son verdaderas coletillas proféticas, uno no las cree totalmente ciertas, pero da por hecho que algún día se cruzaran ante nosotros para enseñarnos la verdad. Lo peor, es que nuestra adicción por recopilar nos hace apuntar esa información e incorporarla en nuestro sistema, para luego descubrir con ¿asombro? Que esa llamada, esos cinco minutos, esos papeles sobre la mesa, se han perdido en el espacio tiempo.

Una situación un tanto molesta, porque luego eres tú el que ejerciendo el papel de acusador te remites al compañero para indicarle su falta de atención, aun sabiendo que ya tiene la excusa preparada: “es que estoy muy liado”, “no he tenido tiempo” , “lo he olvidado”, llegando al extremo de “es que el perro se ha comido mis deberes”. Con tu mejor cara, sonríes y alargas el plazo de tiempo.

En el peor de los casos, tu trabajo depende de que otra persona o grupo termine su parte, para que puedan pasártelo y de esta forma continuar con el proceso (“nicemente” conocido como “WorkFlow”). Es como hacer una casa, como carpintero no puedes comenzar a realizar tu trabajo hasta que el equipo de albañilería y encofrado no hayan terminado su parte. Lo peor, es que si los equipos precedentes se retrasan, tu trabajo se ve forzado a ir recuperando parte del tiempo perdido y por lo tanto una vez que llegue a ti, la presión para que lo termines y lo pases al siguiente estadio es consecuencia de una incorrecta planificación inicial o una demora en el proceso.

Para evitar estos problemas y tener que perseguir a la gente, lo ideal es crear un sistema de seguimiento ante todas las acciones que lleguen a pasar por nuestro ámbito de responsabilidad. Siempre hay que estar preparado para todas las eventualidades, conocidas, que nos vamos a encontrar y poder preparar de una forma más sencilla nuestro trabajo, reuniendo todas las herramientas para hacerlo.
En mi caso, yo tengo unas plantillas predeterminadas que a modo de correo electrónico o llamadas telefónicas me simplifiquen el proceso. Proactividad ante todo, porque al final es nuestro trabajo el que se va a resentir. Aunque me duela, aunque me da vergüenza llamar la atención de un trabajo que no se está realizando, hay que hacerlo y afrontarlo con todas sus consecuencias. Unas sencillas plantillas de correo, dónde solo haya que cambiar cuatro datos y darle al botón de enviar, garantizan un refresco de la información y un retorno del estado de la situación, programadas en espaciados tiempos no asfixiantes.
Por eso, creo que el trabajo de recopilación es esencial, mucho más que incluso el de hacer y disponer de toda la información te da la garantía suficiente para realizar tu trabajo con mayor comodidad. Esto significa que hay que establecer las alarmas necesarias para interrumpir a esos grupos de personas que de forma sistemática minan tu productividad.

Tú tienes tu trabajo diario, tus acciones, pero los demás influyen sobre ti, por ello, debes asegurarte de que realizan también su trabajo, porque sabes perfectamente que ellos no lo van hacer. Duele y cansa.

Enlace: www.bergonzini.net

Imagen: guillermocampos.blogspot.com

Desde @ElGachupas me ha llevado a esta lista sobre los mejores blogs sobre productividad que también coinciden con mis gustos. Aquí la muestro:

Optima Infinito (de José Miguel Bolívar). Un excelente blog sobre productividad y cultura empresarial. Si estás interesado en las implicaciones de GTD a la hora de llevar a cabo trabajo real en la empresa, tienes que pasar por aquí. Es una delicia leer sus tres artículos semanales.

GTD Bergonzini (de Alex Bergonzini). Yo lo llamo el poeta de la productividad. Además de publicar lo más importante que se “cuece” en el mundo de la productividad y GTD, no deja de sorprender muchas de sus reflexiones, casi poéticas. Si no tienes mucho tiempo para leer los demás blogs, subscríbete a GTD Bergonzini y siempre estarás a la última.

Du Tudú (de Daniel Aguayo). Un excelente equilibrio entre la teoría y la práctica de la productividad y GTD, sin olvidarse de comentar de vez en cuando alguna herramienta. ¡No te lo puedes perder!

El Canasto (de Jeroen Sangers). El más veterano (creo) de los “productivos” en español. Paradógicamente, tenía que ser un holandés afincado en Cataluña el que abriera la brecha Ha hecho aportaciones que ya son un clásico dentro de nuestra comunidad, como la serie de vídeos 2 minutos de productividad y los calendarios compactos en español. También podrás encontrar excelentes reseñas de las nuevas herramientas que surgen cada día para mejorar tu productividad personal.

Think Wasabi (de Berto Pena). Surgiendo de las profundidades de los blog sobre el mundo Mac y la tecnología, Berto se ha hecho con un hueco respetable dentro del mundo de la productividad. Su último libro, Gestiona mejor tu vida, ya se está convirtiendo en lectura obligada para todos los que estamos intererados en la productividad en español. Si estás buscando la herramienta ideal para implementar GTD, especialmente si tienes una Mac, este es tu blog.

GTD sin Outlook (de Ismael Valladolid). Poco contenido, pero de mucha calidad y diferente a lo que se suele encontrar por ahí. Una mirada escéptica y a veces crítica hacia GTD. Para poner los pies en el suelo, y no caer en la trampa de que GTD es la panacea de la productividad.

Habitos Vitales (de Eric Larsson). De todos los blogs, este es el que tiene un espíritu más parecido a El Gachupas. Es bastante irregular en sus publicaciones, pero aún así tiene mucho material que merece la pena leer. Muy recomendable.

Yoriento (de Alfonso Alcántara). Aunque su área de interés principal es el coaching y el desarrollo profesional, cada día me sorprende más sus conocimientos sobre productividad y GTD. Además, es el flamante ganador del último premio Bitácoras.com 2009 al mejor blog de educación. Toda una garantía.

Zen Habits (de Leo Babauta) [en inglés]. Creo no equivocarme si digo que, junto a David Allen, Leo es el tipo más conocido en el mundo en cuanto a productividad y GTD se refiere. Creador de ZTD, su versión Zen de GTD, sigue acumulando conocimiento a su ya extensísima base de artículos.

GTD Times [en inglés]. El blog del creador de GTD. Una excelente fuente para estar al tanto de las reflexiones y consejos del mismísimo David Allen.

Enlace: elgachupas.wordpress.com

En Templatic  han desarrollado una plantilla para wordpress que transforma el blog en una zona para el intercambio de información.

Si usted está mirando para colaborar con un equipo pequeño o necesita un blog privado, donde sólo los miembros de su equipo pueden ver, compartir archivos y escribir el contenido fácilmente, este es el tema que has estado buscando.

Las características mas destacables son:

Autor: @LoTwitteamos

Las fechas navideñas son fechas muy propicias para realizar regalos tanto a los seres queridos como por las obligaciones y compromisos sociales. Un libro es siempre un buen detalle, pero la variedad es tan amplia, que he realizado una lista con 10 recomendaciones para ayudarte a la hora de hacer o hacerte un buen regalo estas navidades: uno o varios libros de management. Todos ellos cuentan con un artículo en LoLeemos por si quieres profundizar en el argumento.

Capital Conversacional. Presenta los 8 puntos clave que tienen ideas y productos que triunfan en el mercado como Ikea o El circo del sol.

El nuevo brand management. Una innovadora y provocadora forma de ver la gestión de marca y de productos.

No Miedo. El miedo es un fantasma del cual nos tenemos que librar para alcanzar nuestro máximo potencial. Nomiedo nos propone un método para hacerlo.

Gratis. Un precio tan provocador, que para empezar no es nada y que para acabar lo es todo. El concepto gratis como precio visto con una perspectiva 360.

Presentación Zen. Estamos hartos de presentaciones Powerpoint insufribles. El problema es que no nacemos aprendidos, ni nos enseñan a hacerlas. Este libro es una buena oportunidad para aprender.

Organízate con Eficacia (GTD)  Un clásico de la organización personal de obligatoria lectura para cualquier persona que se enfrente a múltiples tareas.

Vivir sin jefe. Emprender es una gran aventura de aprendizaje llena de gozos y sombras. Este libro es un copendio de advertencias realizadas desde el cariño y desde la sinceridad.

Liderazgo Zero. Las organizaciones lideradas por personajes tóxicos son un rio revuelto de nefastas consecuencias para toda la organización. Este libro nos permite reconocer estos entornos y tomar decisiones.

El Impulso Irracional. Nos creemos mucho más racionales de lo que somos. Nuestras decisiones están insconcientemente condicionadas por nuestros genes y nuestra máquina de pensar.

El Cisne Negro. Un ristretto de litro y medio de conocimientos sobre economía, filosofía, sociología y cualquier cosa acabada en ía.

Yo personalmente he leído “Organízate con eficacia” de David Allen. ¿Si alguien me quiere regalar alguno de los demás de la lista?, yo lo dejo caer…

Enlace: www.loleemos.com

Reimpreso de una entrevista con David Allen sobre el tema del estrés:

P: ¿Cómo puede la gente reducir el estrés en el trabajo?

DA: El estrés principalmente proviene de la inseguridad de poder cumplir con los acuerdos, muchos de los cuales son con otras personas, pero
todos son con usted mismo. La clave es capturar, clarificar, definir, administrar y renegociar constantemente estos acuerdos. Significa
mantenerse organizado de manera objetiva con todas las piezas móviles que hay frente a usted en un sistema confiable, que siempre esté
disponible para revisarse y reajustarse, sin estructurar excesivamente el plan (¡todo cambia!) La mayoría de los profesionistas tienen entre
treinta y cien proyectos con casi doscientas siguientes acciones asociadas con ellos en algún momento. Y cualquiera de ellas que se
guarde exclusivamente en su mente genera estrés debido a que la memoria RAM psíquica es una pésima oficina con espacio limitado. Escriba todo y
decida cuál será la siguiente acción física de cualquier parte en la que se pueda progresar. Conserve todo eso en un sistema confiable y téngalo
siempre en cuenta tan a menudo como lo necesite, para despejar todo esto de su mente y progresar de manera productiva. Generalmente hay una
proporción inversa entre el tiempo que algo dura en su mente y la cantidad que se está realizando.

P: ¿Qué tipos de personas tienden a estresarse más? Si se tiene una “personalidad” tendiente al estrés, ¿se puede cambiar?

DA: El estrés en sí no es malo, si uno no lo sintiera, no crecería o expandiría su expresión creativa como ser humano. Si usted quiere estar
del otro lado de la puerta y aún no lo está, está estresado (disonancia cognitiva, así lo llaman los psicólogos). Eso es algo bueno, siempre y
cuando esté tratando de manera constructiva de llegar al otro lado de la puerta. El estrés negativo y enfermizo es cuando una parte de usted
piensa que debe estar del otro lado de la puerta pero no hace nada por hacerlo realidad. Sólo siente el compromiso pero se preocupa
internamente sin hacer nada. Esa es la fuente de la frustración y preocupación, las cuales son improductivas y enfermizas. Siempre y
cuando esté al volante, administrándose usted mismo conscientemente de la mejor manera que pueda hacia lo que desea hacer, todo estará bien.
Generalmente las personas “estresadas” pasan por estos dos procesos, sólo deben aprender a minimizar el lado negativo de ese comportamiento.
Y sí, eso se puede aprender. El reto es que, efectivamente, las personas se pueden hacer “adictas” a la preocupación, es decir, se acostumbran
tanto a ésta que toleran una gran cantidad de ella. Si no puede soportar la preocupación, encontrará una manera de salir de ella.

P: ¿Es el estrés algo muy “americano”? ¿Es algo cultural? ¿O es inevitable en la sociedad global en que vivimos sin importar dónde se vive?

DA: Mi perspectiva es que hasta que uno haya cumplido su destino como un espíritu humano en el planeta, probablemente tendrá algún nivel de
estrés (¡Gracias a Dios! De lo contrario sólo nos desintegraríamos en una complacencia flácida). Por lo tanto, es algo humano y no cultural.
Por supuesto, gran parte del estrés proviene de expectativas aumentadas relacionadas con los recursos. Si uno no espera demasiado, no se
decepcionará. Por lo tanto, en un “país de oportunidades” como Estados Unidos es probable que se vea más ese tipo de tensión en la cultura que
en una sociedad rural con mucho subdesarrollo (comercialmente). Pero probablemente encontrará un vínculo directo entre el estrés y la madurez
sabia (la cual proviene de trascender el estrés). ¿Dónde están las personas sabias y maduras? Probablemente en todas partes.

P: Si cree que es cultural, ¿podemos cambiar nuestra cultura para manejar mejor nuestro estrés? y si es así, ¿cómo?

DA: Entre más se refuercen en la cultura los valores de calidad de vida en lugar de cantidad de vida, más fácil será integrar hábitos y
estructuras de soporte que nutran la relajación y promuevan una vida más reflexiva. Pero es posible correr una milla en cuatro minutos y tocar el
piano en un concierto y también estar relajados. La relajación no es inconsciente o necesariamente “lenta”, la relajación es más bien un
factor clave en la concentración y una cultura (y una persona) puede estar muy sana, relajada y enfocada y lograr hacer miles de cosas. Como
decía, el problema es manejar los acuerdos con usted mismo. Si rompe sus compromisos con usted mismo, tendrá estrés negativo. Por lo tanto, no
haga los compromisos (baje las expectativas), conserve los acuerdos (póngase a trabajar y termine sus pendientes) o renegocie los acuerdos
(revise constantemente y tome decisiones inteligentes sobre lo que puede y debe hacer en cualquier momento). La cultura es sólo una acumulación
de los individuos involucrados y estas tres cosas tendrán que ser abordadas por todos sin importar lo que suceda a su alrededor.

“Copyright 2009, The David Allen Company. Todos los derechos reservados”.

Imagen: www.convierte.me