En esta ocasión hablo de otro de mis libros recomendados, “Las cinco disfunciones de un equipo” (Patrick Lencioni), trata sobre la gestión de equipos de trabajo y sus disfunciones más comunes y la manera de evitarlas; según Patrick: un equipo debe de evitar las cinco disfunciones más comunes: confianza, temor al conflicto, falta de compromiso, falta de responsabilidad y falta de atención a los resultados.

Según el autor:

Construir un equipo cohesionado es difícil, pero no complicado. La sencillez es clave.

En teoría es sencillo, pero en la práctica requiere disciplina y perseverancia para no caer en alguna de las cinco disfunciones que puede impedir a un equipo llegar a altas cotas en la consecución de resultados.

Voy a describir brevemente las cinco disfunciones y su solución y el papel que juega el líder.

1. Ausencia de confianza: La confianza es la seguridad que tienen los miembros del equipo de que las intenciones de sus compañeros son buenas. Dentro del grupo no hace falta ser protector ni cauteloso.

• • Solución: Buscar la aportación más significativa de cada uno y su área de mejora.
  • Papel del líder: Demostrar su propia vulnerabilidad. Arriesgar a perder la cara ante el equipo, porque en esto hay que ser sincero, no fingir. Crear un ambiente donde no se pena la vulnerabilidad.

2. Temor al conflicto: Las grandes relaciones requieren conflictos productivos para crecer. Pero en el trabajo suele ser tabú. Afrontar los conflictos ahorra tiempo. Los acalorados debates se libran sin resentimientos

• • Solución: Reconocer que el conflicto es productivo. Tener valor para sacar a la mesa asuntos sensibles. En el momento álgido, subrayar la importancia de lo que se está haciendo.
  • Papel del líder: Evitar ser “superprotector” para que no se perjudique a nadie. Debe permitir que la solución surja con naturalidad, aunque sea a través de la confusión, y parezca que no está actuando como líder.

3. Falta de compromiso: El compromiso depende de la claridad y la aceptación. Se escuchan todas las opciones, pero todos apoyan la decisión que haya tomado el grupo.

• • Solución: Revisar las decisiones clave adoptadas al final de un encuentro. Establecer fechas límite para las decisiones y su respeto con disciplina. Aclarar el peor escenario de la decisión tomada.
  • Papel del líder: Debe de sentirse cómodo ante la idea de que se haya tomado una decisión equivocada. Tiene que presionar para que se examinen los asuntos y se tomen decisiones. No valorar en exceso el consenso.

4. Falta de responsabilidad: Responsabilidad es la disposición de los miembros a pedir cuenta por los desempeños y conductas.

• • Solución: Publicar las metas que tiene el grupo y el resto de la compañía, explicar brevemente las directrices de como debe comportarse cada uno. Revisiones sencillas y regulares del avance y seguimiento.
  • Papel del líder: Alentar y permitir que el equipo sirva de principal mecanismo de exigencia. Evitar ser la única fuente de disciplina, pero saber que es el árbitro final.

5. Falta de atención a los resultados: Tendencia a ocuparse de algo distinto a las metas colectivas. Despistarse de la contribución al equipo.

• • Solución: Declarar públicamente el éxito que se pretende y vincular las recompensas a logros específicos.
  • Papel del líder: Establece la pauta con su propio compromiso. Ser desinteresado y objetivo en recompensas y reconocimientos.

No es lo mismo un grupo de personas que trabajan juntas que un equipo de alto rendimiento. Cuando hay un equipo de alto rendimiento se identifica porque se confía en la labor del resto tanto como el de uno mismo, se participa en conflictos comprometiéndose con decisiones conjuntas, centrándose  en conseguir logros colectivos.

Por desgracia en esta época se está perdiendo esté espíritu de colaboración, ¿será la crisis?, ¿la falta de presupuestos?, ¿la desconfianza por el futuro incierto…?

¿que opinas, tienes esta misma impresión?, envía un comentario con tu reflexión.

En el post anterior comenté el libro de Stephen_R. Covey Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva un récord de ventas desde hace años en varias partes del mundo, y se ha publicado ya en más de veinte países y en diecisiete idiomas.

Ahora voy a comentar otro del mismo autor:   El Octavo Hábito De la Efectividad a la Grandeza; podría ser como la continuación del anterior. Pero ¿por qué un Octavo Hábito?

En esta nueva era del trabajador del conocimiento, como la califica Stephen_R. Covey, donde es necesario innovar, liderar y alcanzar la excelencia, debemos avanzar más allá de la efectividad, hacia la grandeza.

El reto esencial de nuestro tiempo es encontrar nuestra propia voz e inspirar a los demás para que encuentren la suya. En esto consiste el octavo hábito. Hay mucha gente que se siente frustrada o descorazonada, menospreciada o insuficientemente valorada en su entorno empresarial.

El octavo hábito, con sabiduría y a partir de situaciones que nos interpelan a todos, y siempre considerando la complejidad real de las relaciones humanas, propone un camino claro y directo para aprovechar todo el potencial del trabajador del conocimiento, en la nueva era en la que ya estamos inmersos.

El octavo hábito lo ayudará a encontrar su propia voz y a inspirar a otros para que encuentren la suya.

Tanto este libro como el anterior está basado en el desarrollo de las cuatro inteligencias que detallo a continuación, sobre todo en cultivar la “inteligencia espiritual” para llegar a la grandeza más allá de la efectividad.

Detallo básicamente las cuatro inteligencias según Covey:

IF – Inteligencia Física:

• Nutrición Sabia
• Ejercicio adecuado y constante
• Descanso adecuado, relajación, gestión del estrés y mentalidad de prevención.

IM- Inteligencia Mental:

• Estudio y adecuación continua, sistemática y disciplinada.
• Cultivar la autoconciencia
• Aprender mediante la enseñanza y la práctica

IE – Inteligencia Emocional:

• Autoconciencia
• Motivación Personal
• Autodisciplina
• Empatía
• Habilidades Sociables

IES – Inteligencia Espiritual:

• Integridad (fidelidad a tus propios valores)
• Sentido (sentido a la contribución de las personas y a las causas)
• Voz (alinear trabajo con la vocación y las dotes personales)

Ya en Cinco claves de la sabiduría profesional recomendé dos libros muy interesantes, ahora le toca el turno a uno de los clásicos sobre Productividad Personal. “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen_R. Covey. Totalmente recomendado.

Según Stephen:

Si usted quiere cambiar cualquier situación personal o profesional, tiene que comportarse en forma distinta. Pero para cambiar su comportamiento, debe antes modificar sus paradigmas – su forma de interpretar el mundo.No importa a cuántas personas usted supervise, hay una sola persona a la cual puede cambiar: a usted mismo. La mejor inversión que puede hacer, entonces, es en mejorarse a sí mismo desarrollando los hábitos que le harán mejor persona y mejor profesional.

Stephen R. Covey, el llamado Sócrates americano, no da consejos paternalistas ni se dedica a sermonear sin ton ni son. Su método es claro, certero y eficiente: casi un cursillo dividido en siete etapas que el lector deberá asimilar y poner en práctica por su propia cuenta, adaptándolas a su personalidad y aplicándolas libremente en todos los ámbitos de su vida cotidiana.

Síntesis del libro:

Recomienda 7 hábitos pero ¿qué es un hábito?: Un´hábito está en la intersección de tres componentes que se solapan: el Conocimiento, las Habilidades y el Deseo (o actitud).
El Conocimiento le indica qué hacer y por qué. Las Habilidades le enseñan cómo hacer las cosas. El Deseo es la motivación, sus ganas de hacerlas.

1º – Hábito: Ser Proactivo

Ser proactivo significa tomar la responsabilidad por su propia vida ejercitar la habilidad de seleccionar su respuesta ante cualquier estímulo. Esto implica comportarse según su decisión consciente, basado en sus valores, no en las condiciones en las que se encuentra…

2º – Hábito: Comience con un fin en la mente

Este es el hábito del liderazgo personal, que indica la necesidad de comenzar cada día con un claro entendimiento de su dirección y destino deseados. Es necesario entender que todas las cosas son creadas dos veces. Piense en la construcción de una casa antes de comenzar la construcción, se dibuja un plano (la primera creación). Posteriormente, construye la casa (la segunda creación). En los negocios ocurre igual: la primera vez, usted define lo que desea lograr, posteriormente diseña todas las partes del negocio para lograr el objetivo…

3º – Hábito: Poner lo primero lo primero

Poner primero lo primero nos permite liberarnos de la tiranía de lo urgente para dedicar tiempo a las actividades que verdaderamente dan sentido a nuestras vidas. Es la disciplina de llevar a cabo lo importante, lo cual nos permite convertir en realidad la visión que forjamos en el hábito 2…

4º – Hábito: Pensar en ganar y ganar

Pensar en ganar/ganar (beneficio mutuo) nos permite desarrollar una mentalidad de abundancia material y espiritual, pues nos cuestiona la premisa de que la vida es un «juego de suma cero» donde para que yo gane alguien tiene que perder. Cuando establecemos el balance entre nuestros objetivos y los objetivos de los demás podemos lograr el bien común. Cuando nuestra determinación se balancea con la consideración para con los demás, estamos sentando las bases para la convivencia y la equidad entre los seres humanos…

5º – Hábito: Primero piense en comprender luego en ser comprendido

Este es el hábito de la comunicación efectiva. Es también el hábito mas emocionante, y que puede poner en funcionamiento en forma inmediata.
La mayoría de las personas pasan su vida aprendiendo a comunicarse en forma escrita o hablada, pero tienen poco entrenamiento en escuchar en entender …

6º – Hábito: Sinergia

Sinergia significa que el todo es mas que la suma de sus partes.  Implica entonces la cooperación creativa y el trabajo en equipo: las personas con mentalidad ganar/ ganar, y que escuchen con empatía, pueden aprovechar sus diferencias para generar opciones que no existían…

7º – Hábito: Afilar la sierra

Afilar la sierra (mejora constante) es usar la capacidad que tenemos para renovarnos física, mental y espiritualmente. Es lo que nos permite establecer un balance entre todas las dimensiones de nuestro ser, a fin de ser efectivos en los diferentes papeles (roles) que desempeñamos en nuestras vidas.

El libro está dividido en tres secciones, cada una con capítulos relacionados a los siete hábitos. El autor focaliza a los principios como esencia del proceso.

Las necesidades de espíritu no están cubiertas en el ser humano: Ser dueños de nuestro propio destino, encontrar aliciente a lo que hacemos en el trabajo y en nuestra vida personal es fundamental para el desarrollo personal.

Las personas tenemos dos tipos de necesidades: materiales y de espíritu. Para mitigar las necesidades materiales es preciso tener comida, ropa, vivir en un lugar adecuado, tener dinero para sufragar la educación de los hijos y cubrir unos niveles mínimos de bienestar. Sin embargo las necesidades de espíritu muchas veces no están cubiertas en el ser humano: ser dueños de nuestro propio destino, encontrar aliciente a lo que hacemos en el trabajo y en nuestra vida personal (amigos, familia, amor)

La sociedad actual se caracteriza por enfatizar y perseguir las necesidades materiales a cambio de olvidar muchas veces las necesidades de espíritu.

Cada día vivimos materialmente mejor, los productos que compramos son mejores, el confort es mayor. Sin embargo la riqueza no debe ser un fin sino sólo un medio para alcanzar otras metas más importantes en la vida (Aristóteles). Por eso hay valores muy importantes en las organizaciones: reconocimiento del trabajo, comunicación, trato justo, formación de las personas y sentido del trabajo, que constituyen los parámetros de un buen clima laboral y una gran parte de las necesidades de espíritu.

Muchos empleados pueden tener las aptitudes necesarias para realizar su trabajo, pero tal vez no estén funcionando al máximo de su capacidad por no estar en un ambiente agradable.

El tejido empresarial moderno tiene claro que el activo más importante de cualquier compañía es su factor humano. Parece claro también que el hombre que trabaja ha dejado de ser una máquina generadora de dinero. Partiendo de estas premisas, los directivos deberán cuidar y potenciar al máximo este activo implantando en la compañía un clima laboral propicio para los empleados. Es evidente que existen tantas formas de satisfacer a los trabajadores, como número de ellos. Pero tampoco se trata de que el equipo directivo invente mil maneras distintas de cubrir necesidades y deseos de cada individuo, ya que se pueden distinguir una serie de pautas comunes de comportamiento en el colectivo de trabajadores cuando se analizan las necesidades de espíritu.

Se ha comprobado que los cimientos de un buen clima laboral se relacionan con los siguientes parámetros: la calidad directiva, la satisfacción en el puesto de trabajo, la conciliación del trabajo con la vida familiar, la carrera profesional y, en menor medida, las prestaciones de tipo social.

La calidad directiva.

Se trata, sin duda, del aspecto más relevante. El éxito de un proyecto de empresa parcial o total depende del liderazgo de la dirección general y el equipo directivo, quienes deben transmitir entusiasmo y crear buenas relaciones con honradez, respeto y lealtad, adaptándose a las habilidades y emociones de sus empleados.

Asimismo, estos últimos tienen que percibir que quienes encabezan la compañía pretenden lograr los objetivos que se ha marcado la organización y no sus metas personales, que reconocen el derecho del trabajador a equivocarse alguna vez cuando delegan en él, le permiten tomar decisiones y muestran interés por su trabajo.

La función directiva debe basarse en los valores y el compromiso ético. Influye activamente, entre otros, en el trato personal, en la delegación de responsabilidades, en el reconocimiento y en la comunicación:

• La persona espera siempre recibir un buen trato de la dirección de la empresa, de sus responsables directos y de sus compañeros de trabajo.
• Un buen director general debe apostar por una estructura horizontal en el organigrama de la empresa que facilite la delegación de responsabilidades. De ese modo, fomenta la iniciativa de la persona que asume riesgos y gestiona su propio trabajo tomando las decisiones oportunas, lo cual es clave para lograr el cumplimiento de objetivos.
• A cualquier persona le gusta que se reconozca su labor, bien con dinero o sin él. El dinero es un factor motivador muy importante y al empleado hay que retribuirle su trabajo de forma justa, pero el dinero no resulta necesario para felicitarle por un buen resultado; y lo mismo ocurre a la hora de aconsejarle y enseñarle cuando comete errores.
• La comunicación se da en dos vertientes: la corporativa, a través de la que el trabajador está informado y conoce la misión de la empresa, su organización, situación económica y planes futuros; y en el día a día, para conseguir una buena comunicación ascendente, descendente y horizontal con objeto de que el empleado perciba una política de puertas abiertas que le permita: Acudir a cualquier responsable con la máxima confianza para exponerle los problemas que pueda tener o realizar cualquier sugerencia, y además tenga la confianza y seguridad de que lo que exponga va a ser tenido en cuenta.
• Que el empleado conozca la opinión que sus responsables tienen sobre su trabajo.
• Que el empleado perciba la utilidad de su trabajo, transmitida también por sus responsables.
• Que el empleado perciba que la organización y sus responsables directos le agradecen su trabajo.
• La calidad directiva está asociada al cumplimiento de las responsabilidades sociales de la empresa. Hay responsabilidades internas con los propios trabajadores, como las comentadas anteriormente. Pero las empresas tienen también compromisos con los accionistas que aportan el capital, con los clientes que compran los productos, con sus proveedores y con el entorno. La empresa debe ser una ayuda para la comunidad y no una carga.

Satisfacción en el puesto de trabajo.

Un altísimo porcentaje de empleados no ocupa el puesto que le correspondería según su preparación y deseo, lo que provoca su desmotivación. A veces el puesto les viene grande porque no tienen la formación adecuada, lo que provoca ansiedad en el trabajador. O, al revés, personas con unos conocimientos y habilidades superiores al puesto que ocupan. Además, existen otros factores no motivadores: puede haber un clima laboral malo, o escasez de retribución, o falta de reconocimiento. También el estrés y enfrentarse a una tarea rutinaria.

La seguridad y las condiciones laborales también se relacionan a veces con este parámetro. El espacio, la iluminación, la calefacción, la climatización, la ergonomía y la ausencia de elementos nocivos para la salud (ruidos, humos, gases, polvo…) resultan muy importantes; el empleado tiene que regresar a su hogar en las mismas condiciones de salud con las que inició su jornada.

Conciliación del trabajo con la vida familiar.

La sociedad está demandando cada vez más la solución de este problema. En pleno siglo XXI existe una nueva realidad laboral y social en la que los dos cónyuges trabajan y la disponibilidad de su tiempo fuera del trabajo es escasa, lo que origina:

• Falta de tiempo para la educación y cuidado de los niños y la atención de los ancianos.
• Disminución progresiva y amenazadora de la tasa de natalidad como consecuencia de que los padres no quieren adquirir el compromiso del cuidado de más hijos y su educación.

El problema es importante ya que la familia es la columna vertebral de una sociedad equilibrada y los niños de hoy son el capital humano de la sociedad del mañana. De ahí la importancia de que las empresas instalen los programas de conciliación ya que la no conciliación provoca insatisfacción laboral, enfermedades psíquicas, falta de actitud y compromiso de los trabajadores, así como bajas en la organización.

Los programas de conciliación precisan de características básicas como:

• Compaginar el horario de la empresa con los horarios de los centros educativos de los hijos.
• Horarios laborales flexibles.
• Posibilidad de medias jornadas de trabajo y de empleo compartido.
• Permisos de excedencias.
• Flexibilidad en la forma de trabajar: lugares satélites de trabajo, tele-trabajo, rotación de puestos, etc.
• Programas de luces apagadas.
• Servicios propios o subvenciones para guarderías y cuidado de niños y ancianos.
• Todo ello encaminado a que los padres tienen que tener tiempo para estar con sus hijos, ya que además de la necesidad de disfrutar de la familia, la educación de los hijos es responsabilidad plena de los padres y las guarderías u otros centros, sean públicos o privados, no les pueden sustituir en este cometido.

Una sociedad económicamente globalizada, donde continuamente se pregona que el éxito de la gestión se basa en la atención y satisfacción del cliente, la calidad hacia el mismo, debería darse cuenta que este concepto cobra todavía más importancia si se trata de la atención y calidad hacia los hijos.

Pero invertir tiempo suficiente en los hijos, educarlos y cuidarlos en todo momento, implica también entrega y renuncias por parte de los padres. Sin ello, de nada valen los programas de conciliación ni la legislación de ayuda promulgada por los Estados para resolver este problema.

Carrera profesional.

Permite al empleado superar su reto profesional, tanto en el terreno del conocimiento como en el de su promoción. La empresa, en la medida de sus posibilidades, debe tener programas de formación, con el fin de profesionalizar a sus trabajadores y potenciar su capital intelectual. La formación supone una inversión, no un gasto.

Prestaciones de tipo social.

Este parámetro, aunque de menor importancia que los anteriores, puede también afectar al clima. Se refiere a servicios como comedor, guardería (cada vez más demandada), becas de estudio para hijos de empleados, celebraciones, acceso a acciones de la compañía, flexibilidad de horario, planes de pensiones, premios y concursos diversos, seguro de vida, transporte a la empresa, promoción de actividades deportivas, préstamos financieros con ventajas respecto a los del mercado e instalación de zonas de descanso, entre otros.

Autor: Dervy Jiménez  http://www.degerencia.com/dervy

Fuente: manuelgross.bligoo.com

Imagen: www.ideasparapymes.com

Investigando el fenómeno del liderazgo, he pretendido concretar, o más bien definir, cuales son las características del líder. Y ante la pregunta de ¿por qué ciertos jefes son unos buenos líderes, cuando otros en condiciones similares, no lo son?, he llegado a la conclusión que la pregunta por qué conduce a la respuesta quién.

Veamos un ejemplo.

¿Por qué Luís Herrero es capaz de conducir un grupo? Porque es Luís Herrero quien  tiene desarrolladas las cualidades que le permiten hacerlo. Las competencias de la Inteligencia Emocional.

Si bien aquí no vamos a desarrollar un completo tratado sobre la Inteligencia Emocional, los diversos ejemplos que se plantean, demuestran como la I.E. puede marcar la diferencia respecto a los factores del éxito en la organización.

La I.E., que bien puede definirse como el uso inteligente de las emociones, es la principal responsable del éxito o fracaso de los profesionales, jefes, líderes, padres, etc.

Con el fin de conocer las bases de esta teoría psicológica de la que tanto se ha hablado, presentaremos a continuación una breve introducción a la misma.

Utilizando el modelo de competencias desarrollado por David C. McClelland a través de más de 20 años de investigación en su empresa McBer and Company, Daniel Goleman, a quien todos ya conocemos, ha sacado el tema del estricto y teórico claustro académico y lo ha llevado a la comprensión de la gente de la calle, reorganizando y clasificando la Inteligencia Emocional en el trabajo (base del liderazgo) en cinco grandes grupos: la autoconciencia, el autocontrol, la auto motivación, la empatía y las habilidades sociales. Los tres primeros hacen referencia al dominio de uno mismo. El resto, al de las relaciones con otras personas.

Sin I.E., una persona puede tener la mejor preparación del mundo, una mente incisiva y analítica y una fuente inagotable de ideas, sin embargo no llegará a ser un líder.

Definamos cada grupo.

La autoconciencia.  ¿Cómo se puede reconocer? Ante todo se distingue por la sinceridad y por la capacidad  de evaluarse uno  mismo de forma objetiva y realista. Una de las señales de identidad de la autoconciencia es el sentido del humor con tintes de autocrítica. Las personas auto conscientes conocen y se sienten a gusto hablando de sus limitaciones y sus éxitos, y se interesan por las críticas constructivas. Las personas auto conscientes se reconocen además por su auto confianza.

El autocontrol es otro componente de la Inteligencia Emocional que nos impide ser prisioneros de nuestros propios sentimientos. Las personas que controlan sus sentimientos e impulsos son personas capaces de crear un ambiente de confianza y honestidad. A su alrededor, la política y las luchas internas se reducen sensiblemente y la productividad aumenta. El autocontrol es también importante por razones competitivas. Hoy en el mundo empresarial se ha de convivir con el cambio y la innovación. Quienes mejor dominen sus emociones podrán adaptarse mejor a los cambios.

La auto motivación es como la autoestima de la Inteligencia Emocional. A las personas motivadas les encanta aprender, buscar retos creativos, se sienten orgullosos del trabajo bien hecho y dan muestras de una energía sin límites para hacer las cosas lo mejor posible. Siempre están superándose a sí mismos y acostumbran a llevar cuenta de sus logros. Son personas que con su optimismo contagian el impulso de superar metas. El compromiso y la iniciativa son también dos de sus cualidades.

La empatía. El líder de un equipo tiene que tener capacidad para comprender los distintos puntos de vista en un asunto. Debe ser capaz de captar las distintas sensibilidades que un problema común despierta  en cada uno de los miembros de un equipo. Debe promover la pluralidad para enriquecer al equipo y a sus componentes. El diálogo a veces puede ser motivo de malos entendidos. La empatía es el catalizador.

Las habilidades sociales es el quinto componente. Se encamina a un fin muy concreto, orientar a los miembros del equipo en la dirección que más convenga al fin empresarial, todo ello desde la simpatía en la comunicación y el buen clima en los  equipos de trabajo. El líder tiene que saber aplicar su influencia en cada uno de los colaboradores, utilizando adecuadamente la comunicación. Debe ser capaz de desarrollar colaboración y cooperación. Ante cualquier decisión ha de ser resolutivo. Y también capaz de liderar al equipo hacia el cambio.

Fuente: www.mailxmail.com

Imagen: unlugarllamadotristeza.blogspot.com

Sabios consejos de @berto sobre trabajar con el email y no para el email. Si sufres con el email diario te animo a leer este artículo.

Mejorar mi relación con el Email ha tenido un impacto formidable en mi Productividad y en mi capacidad para “estirar” mis horas de trabajo. El Email, de verdad y en serio, era un problema para mí.

Ahí van algunos hábitos —sólo algunos porque se podría escribir un libro— que me han ayudado a mejorar DE VERDAD (por cierto los comparto porque ése es mi trabajo y parte de mi vida. Yo aprendo más y vivo más cuando comparto con otros… no cuento estas cosas para intentar dar lecciones a nadie o pretender ser un sabelotodo. Lo comparto porque creo que puede ayudar):

1. Si tienes un problema, cambia algo ya

Si todos los días sufres el correo y se ha convertido en un verdadero agujero negro para tu Productividad, ¿a qué esperas para cambiar algo? Las cosas no se solucionan solas y mucho menos algo como el Email. Tienes que decidir e intervenir.

2. “Emailear” no es tu trabajo

Es parte de tu trabajo, pero tu trabajo será otro distinto y desde luego mucho más importante. El Email, como tantas otras herramientas digitales es eso, una herramienta y nada más. Está ahí para ayudarte a conseguir cosas, a cerrar tareas, a generar resultados.

En una ocasión en una oficina de una conocida empresa de Internet escuché esto: “Qué bien, hoy casi no recibo emails… por fin puedo trabajar en paz”. ¿Pero cómo alguien puede permitir que el Email le marque su ritmo de trabajo o la planificación del día? Si tus esperanzas para tener un día productivo las depositas en recibir pocos mensajes, mal vamos.

Resulta esencial liberarnos de esclavitudes, sin duda, pero sobre todo distinguir nítidamente qué actividades y tareas son nuestro trabajo de verdad. Qué cosas me van a ayudar a mí a dejar huella y a generar resultados tangibles de verdad. El problema lo tenemos cuando creemos que contestando emails hacemos mejor nuestro trabajo o, peor, que es nuestro trabajo. Confundimos la carretera con el coche.

3. Cerrar tu Email no te va a matar

Cuando propongo a alguien que cierre su aplicación de Email y que sólo la abra dos o cuatro veces al día me miran como si fuera un pederasta o un terrorista. “¡Pero cómo osas decir tamaña blasfemia!”, parecen decirme.

Hay personas cuyo día y cuya actividad gira en torno a la aplicación de Email. Y si no la tienen abierta creen que se están perdiendo algo, que son malos trabajadores o que son improductivos (!). El problema no es tener abierta la aplicación sino que los mensajes que vas a ir viendo van a condicionar, limitar y debilitar tu atención, tu ritmo de trabajo y tu planificación.

Ciérrala ya mismo y reduce el número de veces que la abres. Verás que de forma sorprendente y sustancial tu concentración y tu capacidad de trabajo se multiplica.

Salvo que tu trabajo sea justo ése, tu trabajo NUNCA puede ser gestionar el Email.

4. ¿Desayunas cereales o emails?

Hay gente que lo primero que hace al levantarse (incluso de pie y en pijama) es ver cuántos y qué mensajes han recibido durante la noche. Prueba mañana mismo a romper con ese malísimo hábito que sólo consigue condicionar y desbaratar tu plan de trabajo para el comienzo del día.

Retrasa 45 minutos o una hora esa lectura de mensajes y ponte cuanto antes con la primera Tarea Clave del día. ¿De verdad no puedes contenerte y esperar una hora? Si lo haces verás que el mundo no se viene abajo y tendrás 60 minutos de absoluta tranquilidad y concentración para hacer y terminar una de las grandes tareas del día.

Prueba mañana mismo, no esperes, prueba a hacerlo así y luego me cuentas qué ha pasado, si un rayo te ha partido a la mitad o si ha sobrevenido una nueva glaciación. O si por el contrario has podido empezar el día con más control y relajación.

5. El arte de escribir correos

Es increíble ver lo mal que escribimos los emails. Y por dos motivos: primero porque es difícil y segundo porque nadie nos ha enseñado. Mis tres recetas favoritas para ser más eficaces y eficientes a la hora de redactar (una actividad que consume mucho más tiempo y energías de lo que parece):

1. Sé directo. No te enrolles, ni escribas el Génesis ni el Quijote. Vete al grano, sé conciso y hazlo ágil.
2. Sé preciso. ¿De verdad le estoy contestando lo que me pedía? ¿Tiene toda la información que necesita? Ser preciso, específico y explícito te ayudará a ti y los otros.
3. Cuida el “asunto”. Escríbelo tras escribir tu mensaje, del mismo modo que una noticia se titula tras ser redactada. Sé directo y preciso en el Asunto y te ayudarás a ti y a los otros.

Sobra decirlo porque cae de cajón pero por si acaso: esta es MI FÓRMULA personal. Entiendo que cada caso, cada trabajo y cada persona son distintas y tienen sus particularidades. Puede que lo que me funcione a mí no lo haga contigo pero si me preguntas te diré: actuar, modificar y mejorar los hábitos y gestos del Email tendrá un impacto brutal en tu Productividad.

Si sufres el Email, te animo a cambiar “algo” YA. Si no, no habrá mejora.

Fuente: thinkwasabi.com

El calendario compacto de El Canasto (Jeroen Sangers) personalmente me parece una de las ideas geniales para llevar la agenda del día. Da una vista completa de todo el año sin necesidad de hojear mes por mes como en los calendarios tradicionales.

Es idóneo para planificar proyectos, porque en un vistazo puedes ver cuánto tiempo necesitas, cuando hay hitos, y cuantos días necesitas para finalizar una tarea, incluso yo lo he adaptado a mis necesidades…

El calendario está disponible en tres versiones, tanto del 2010 como de años anteriores) en formato para Microsoft Excel 2007, OpenOffice.org Calc y PDF. Descarga la versión deseada adaptada a la región/país que necesites e imprime la hoja Calendario, preferiblemente en color. También es muy sencillo modificar los días festivos y adaptarlo a tus necesidades, tan solo modificando la “tabla de días festivos” de la hoja “tablas”.

Características y Ventajas:

• Distancia entre dos fechas corresponde directamente al tiempo, que facilita estimar el tiempo necesario para una tarea.
• El calendario de todo el año entera cabe fácilmente en una hoja de papel y queda mucho espacio para tomar notas. También puedes imprimir solo una sección del calendario en caso de proyectos cortos.
• El calendario mantiene el formato de un calendario mensual, con los días de la semana en columnas.
• Los días del fin de semana tienen otro color de fondo, para evitar que accidentalmente planificas tareas en estos días.
• Es fácil de contar semanas – la unidad de planificación en muchas proyectos grandes.

Como se usa:

Es muy sencillo; para planificar un proyecto, simplemente rodeas la fecha de una tarea con un círculo, con una línea hacia el lado derecho, donde puedes apuntar lo que significa. Con tanto espacio en blanco disponible a la derecha, hay suficiente espacio para todas tus notas.

Personalmente hace ya tiempo comenté en este mismo blog otra utilidad para crear calendarios personalizados, compatible con el portal de imágenes Flickr; incluso te permite almacenarlos en disco.

Fuente: canasto.es

Me he propuesto este año ser más productivo, no solo por empezar un año nuevo sino porque profesionalmente me esperan nuevos retos.

Para ello me he propuesto “coger el toro por lo cuernos” pero muchas veces es frustrante y agotador…

Una técnica para aumentar la productividad consiste en descomponer un proceso complejo en varios sub-procesos; es decir dividir el reto en tareas más pequeñas; hay un dicho popular que dice  “Divide y vencerás”. La simplicidad es la clave.

Para los seguidores de GTD hay un concepto similar: “siguiente acción”

Basado en: Divide & Conquer

Escrito por METRAPACH
METRAPACH’s Website

En la vida cotidiana no todo es rutina, o ¿si?… abrirse a experimentar cosas nuevas o hábitos en el diario vivir a veces es difícil y la monotonía provoca que nuestras ideas sólo sean una copia de la misma historia. Por estas razones, buscar inspiración para emprender nuevos proyectos o mejorar nuestro trabajo es punto clave.

Hoy comparto 07 sencillos consejos para no perder la inspiración, basados en el artículo how to be interesting ** de Russell Davies, el cual leí durante un curso libre de Insight en la Escuela de Creativos La Clandestina, impartido por Rogelio Umaña.

¡Bienvenidos a practicar estas actividades y compartirlo con el resto del mundo!

1. LEER

by margolove @flickr

más claro no se puede, leer sólo tiene beneficios!

2. TOMAR UNA FOTO AL DÍA

by TuTuWoN @flickr

vamos, que esto es fácil… toma el celular y tarán… foto en mano.. súbela a flickr  y verás con otros ojos lo que te rodea.. siempre alerta para captar lo q se venga!

3. APUNTAR NUESTRAS IDEAS

by Sissi Zissou @flickr

importantísimo… si no apuntamos, nos olvidamos! es clave.. portar un bello Moleskine o un par de hojas y lápiz deben ser nuestra mano derecha, nos permite plasmar nuestras ideas (frases, recordatorios, dibujos, …..)

4. LEER UNA REVISTA O LIBRO – de un tema que no manejemos-

by Phil Gyford @flickr

de eso hay miles, no conocemos todo, pero si podemos aprender de todo! una revista de bordado, de juegos, de física cuántica!

5. OBSERVA-ESCUCHA

by MorBCN @flickr

siéntate en un  bar o una cafetería y observa el comportamiento de los que te rodean, de que hablan, su interacción!

6. ARMA Y DESARMA ALGO

by 3D King @flickr

que sea tuyo y que no sea difícil… luego no queremos ver piezas sueltas! atrévete!

7. MANTÉN UN SCARPBOOK (esos libritos de recortes)

by ukslim @flickr

wow! recuerdan los recortes y la goma? tijeritas, rasguño o cutter (para los experimentados)

Espero que los tomen en cuenta… es cuestión de buscar medios interesantes para nosotros y que nos ayuden a llevar una vida plena… la felicidad está en las pequeñas cosas y acá estamos (en el planeta) para construir!

*Este artículo es una adaptación del post escrito en mi web personal, 07 sencillos consejos para no perder la inspiración

** lectura obligatoria

Nos vemos, patri!

@bergonzini ha publicado un post sobre una tarea engorrosa que tenemos muchos de nosotros; la de “perseguir” a otros para que realicen su trabajo. Sobre todo si nuestro trabajo depende de la finalización de los trabajos de los demás. Y yo me pregunto ¿por qué hay perseguir a los demás para que hagan su trabajo? Si todos fuéramos más responsables ganaríamos en productividad…

Una de las tareas que más me molesta es la de perseguir a los compañeros. No hay nada más exasperante que tener que recordarles sus promesas, sus fechas de compromisos, sus acciones planificadas, su procrastinación al fin y al cabo. Creo que dedico demasiado esfuerzo a esta tarea y aunque tengo unas plantillas preparadas siempre me resulta vergonzoso tener que utilizarlas.

El caso es común para todos, después de una reunión se crean diferentes hitos a cumplir, algunos caen en nuestro ámbito de responsabilidad y somos dueños y señores de esas acciones. Otros caen de forma invisible en compañeros, que a su tiempo realizan las tareas bajo la indiferencia de que no interaccionamos con ellos, finalmente nos encontramos con dos tipos de dependencias que desafortunadamente recaen en la capacidad productiva de esas terceras personas y que son necesarias para desarrollar nuestro trabajo.
Lo que más resuena en nuestros oídos a los largo del día: “te lo mando en un correo”, “te llamo y te lo digo”, “en cinco minutos lo tienes sobre tu mesa” son verdaderas coletillas proféticas, uno no las cree totalmente ciertas, pero da por hecho que algún día se cruzaran ante nosotros para enseñarnos la verdad. Lo peor, es que nuestra adicción por recopilar nos hace apuntar esa información e incorporarla en nuestro sistema, para luego descubrir con ¿asombro? Que esa llamada, esos cinco minutos, esos papeles sobre la mesa, se han perdido en el espacio tiempo.

Una situación un tanto molesta, porque luego eres tú el que ejerciendo el papel de acusador te remites al compañero para indicarle su falta de atención, aun sabiendo que ya tiene la excusa preparada: “es que estoy muy liado”, “no he tenido tiempo” , “lo he olvidado”, llegando al extremo de “es que el perro se ha comido mis deberes”. Con tu mejor cara, sonríes y alargas el plazo de tiempo.

En el peor de los casos, tu trabajo depende de que otra persona o grupo termine su parte, para que puedan pasártelo y de esta forma continuar con el proceso (“nicemente” conocido como “WorkFlow”). Es como hacer una casa, como carpintero no puedes comenzar a realizar tu trabajo hasta que el equipo de albañilería y encofrado no hayan terminado su parte. Lo peor, es que si los equipos precedentes se retrasan, tu trabajo se ve forzado a ir recuperando parte del tiempo perdido y por lo tanto una vez que llegue a ti, la presión para que lo termines y lo pases al siguiente estadio es consecuencia de una incorrecta planificación inicial o una demora en el proceso.

Para evitar estos problemas y tener que perseguir a la gente, lo ideal es crear un sistema de seguimiento ante todas las acciones que lleguen a pasar por nuestro ámbito de responsabilidad. Siempre hay que estar preparado para todas las eventualidades, conocidas, que nos vamos a encontrar y poder preparar de una forma más sencilla nuestro trabajo, reuniendo todas las herramientas para hacerlo.
En mi caso, yo tengo unas plantillas predeterminadas que a modo de correo electrónico o llamadas telefónicas me simplifiquen el proceso. Proactividad ante todo, porque al final es nuestro trabajo el que se va a resentir. Aunque me duela, aunque me da vergüenza llamar la atención de un trabajo que no se está realizando, hay que hacerlo y afrontarlo con todas sus consecuencias. Unas sencillas plantillas de correo, dónde solo haya que cambiar cuatro datos y darle al botón de enviar, garantizan un refresco de la información y un retorno del estado de la situación, programadas en espaciados tiempos no asfixiantes.
Por eso, creo que el trabajo de recopilación es esencial, mucho más que incluso el de hacer y disponer de toda la información te da la garantía suficiente para realizar tu trabajo con mayor comodidad. Esto significa que hay que establecer las alarmas necesarias para interrumpir a esos grupos de personas que de forma sistemática minan tu productividad.

Tú tienes tu trabajo diario, tus acciones, pero los demás influyen sobre ti, por ello, debes asegurarte de que realizan también su trabajo, porque sabes perfectamente que ellos no lo van hacer. Duele y cansa.

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Imagen: guillermocampos.blogspot.com